🇬🇧 Original document is in Vietnamese
Vietnamese laws are officially issued in Vietnamese only. The body below is the original. Use Chrome / Edge / Safari built-in translation, or:
Thông tư20/2025/TT-BQP· 11/04/2025
Thông tư số 20/2025/TT-BQP Quy định về lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Quốc phòng
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúcĐiều 16. Đăng ký nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ lịch sử trên Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số 1. Cơ quan, đơn vị nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ lịch sử phải được cấp tài khoản truy cập vào Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số trước khi đăng ký nộp. 2. Cơ quan, đơn vị nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ lịch sử thực hiện đăng ký nộp trên Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số bằng tài khoản đã được cung cấp, chậm nhất trước 12 tháng đối với tài liệu đến hạn nộp. 3. Hồ sơ đề nghị nộp gồm: a) Văn bản đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu. b) Mục lục hồ sơ, tài liệu, trong đó xác định rõ hồ sơ, tài liệu tiếp cận có điều kiện (nếu có).
Điều 17. Xác nhận nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ lịch sử trên Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số 1. Lưu trữ lịch sử khi tiếp nhận hồ sơ đề nghị nộp của cơ quan, đơn vị phải thực hiện: a) Rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp trên Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số. b) Có ý kiến bằng văn bản về Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp. c) Trả lời xác nhận đồng ý hoặc không đồng ý thu hồ sơ, tài liệu trên Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số. 2. Đồng ý thu hồ sơ, tài liệu Lưu trữ lịch sử thống nhất với cơ quan, đơn vị về Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp; yêu cầu, phương tiện, cách thức nộp; thời gian nộp và cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu nộp. 3. Từ chối thu hồ sơ, tài liệu lưu trữ số Lưu trữ lịch sử từ chối thu hồ sơ, tài liệu trong các trường hợp sau: a) Không đúng thành phần hồ sơ, tài liệu lưu trữ số nộp vào lưu trữ lịch sử. b) Thông tin khai báo chưa rõ ràng, chưa đầy đủ. c) Tổng dung lượng hồ sơ, dự kiến thu nộp vượt quá năng lực xử lý của hệ thống; lưu trữ lịch sử có phương án xử lý và thông báo kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu lưu trữ số đến cơ quan, đơn vị khi từ chối thu hồ sơ, tài liệu.
Điều 18. Nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số 1. Cơ quan, đơn vị chuẩn bị hồ sơ nộp gồm: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp (tính từ giai đoạn đăng ký nộp); lịch sử đơn vị hình thành phông (cập nhật theo giai đoạn tài liệu nộp đối với cơ quan, đơn vị thực hiện nộp tài liệu lần thứ hai trở lên); lịch sử phông, khối tài liệu; phương án phân loại (cập nhật theo giai đoạn tài liệu nộp); hướng dẫn xác định giá trị tài liệu. 2. Thu nộp trực tiếp a) Lưu trữ lịch sử và cơ quan, đơn vị thống nhất địa điểm thu nộp hồ sơ, tài liệu. b) Khi nộp trực tiếp, cơ quan, đơn vị chuyển thiết bị lưu trữ gói dữ liệu và hồ sơ nộp đến địa điểm nộp, phối hợp với lưu trữ lịch sử kiểm tra thiết bị lưu trữ gói dữ liệu và kiểm tra an toàn thông tin, an ninh mạng trước khi đưa vào Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số. c) Lưu trữ lịch sử và cơ quan, đơn vị nộp phối hợp thực hiện kiểm tra, rà soát gói dữ liệu với hồ sơ và lập biên bản thu nộp. 3. Thu nộp trực tuyến a) Cơ quan, đơn vị nộp cùng Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành hoặc từ Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành sang Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số thực hiện nộp theo chức năng của hệ thống và được xác nhận của lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ lịch sử. b) Hệ thống tự động kiểm tra, đồng bộ dữ liệu của cơ quan, đơn vị nộp và lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ lịch sử.
Điều 19. Tiếp nhận và xử lý nghiệp vụ đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ số nộp trên Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số 1. Lưu trữ lịch sử tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và thực hiện xác nhận thông tin trên Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số. 2. Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số tự động cập nhật trạng thái tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ số đến tài khoản cơ quan, đơn vị nộp và các tài khoản liên quan (nếu có). 3. Xử lý nghiệp vụ tại lưu trữ lịch sử a) Kiểm tra sự trùng lặp của hồ sơ, tài liệu lưu trữ số Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số thực hiện quét thông tin hồ sơ, tài liệu để kiểm tra tính trùng lặp và không tiếp nhận đối với trường hợp hồ sơ, tài liệu trùng lặp trong cùng lần nộp. Trường hợp hồ sơ, tài liệu tiếp nhận trùng lặp với hồ sơ, tài liệu đã có trong Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số, hệ thống hiển thị thông tin chi tiết mục lục văn bản, tài liệu trong hai hồ sơ, cán bộ, nhân viên xử lý nghiệp vụ sẽ quyết định tiếp nhận hoặc không tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đối với từng trường hợp cụ thể. b) Kiểm tra dữ liệ
Trình bày theo thể thức NĐ 30/2020/NĐ-CP. Đối chiếu PDF gốc trên đầu trang.
Vietnamese-language original. Use browser translation if needed.