Nghị định 01/2013/NĐ-CP (2011)

trữ cơ quan trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (sau đây gọi là Hệ thống ) cụ

thể như sau:

1. Yêu cầu của việc lập hồ sơ điện tử vànộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu

trữ cơ quan trên Hệ thống

a) Đối với Danh mục hồ sơ

Việc lập danh mục hồ sơ, thực hiện theo quy định tại Điều 28, Nghị định

số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, cụ thể:

2

- Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được

ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ

sơ. Mẫu Danh mục hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục V, Nghị định

số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.

- Danh mục hồ sơ phải đầy đủ các yếu tố cấu thành theo quy định của

pháp luật về công tác văn thư.

- Danh mục hồ sơ được cập nhật cho từng cá nhân của cơ quan, tổ chức

trên Hệ thống.

b) Đối với việc lập hồ sơ

Việc lập hồ sơ thực hiện theo quy định tại Điều 29, Nghị định số

30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư:

- Yêu cầu

+ Hồ sơ phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.

+ Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với

nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết

công việc.

- Mở hồ sơ

+ Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ

sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác.

+ Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành.

+ Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được

giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số

và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.