🇷🇺 Оригинал документа на вьетнамском
Вьетнамские законы публикуются только на вьетнамском. Ниже - оригинальный текст. Используйте встроенный переводчик Chrome / Edge / Safari, или:
Quyết định208/2025/QĐ-UBND· 14/11/2025
Quyết định số 208/2025/QĐ-UBND Ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp trên địa bàn thành phố Hải Phòng
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúcĐiều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 20 tháng 11 năm 2025 và thay thế Quyết định số 3133/2016/QĐ-UBND ngày 15 tháng 12 năm 2016 của Ủy ban nhân dân thành phố ban hành quy định việc gửi, nhận, xử lý và lưu trữ văn bản điện tử qua môi trường mạng trong hoạt động của cơ quan nhà nước thành phố Hải Phòng.
Điều 10. Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.
Điều 13. Hình thức gửi, nhận văn bản điện tử 1. Thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử thông qua hệ thống QLVBĐH. 2. Các cơ quan, đơn vị phải sử dụng hệ thống QLVBĐH với đầy đủ các tính năng, chức năng để trao đổi, luân chuyển văn bản nội bộ và công tác chỉ đạo, điều hành. 3. Trường hợp các văn bản cần phổ biến rộng rãi thì được đăng tải, cập nhật trên Cổng/Trang thông tin điện tử của các cơ quan, đơn vị. 4. Các cơ quan, đơn vị có thể sử dụng thư điện tử công vụ để gửi nhận văn bản điện tử trong trường hợp bên gửi hoặc bên nhận chưa đáp ứng các điều kiện nhận, gửi văn bản thông qua hệ thống QLVBĐH.
Điều 14. Thời điểm gửi, nhận văn bản điện tử 1. Trừ trường hợp bên gửi và bên nhận đã thỏa thuận từ trước, thời điểm gửi, nhận văn bản điện tử được xác định như sau: a) Thời gian gửi, nhận văn bản điện tử giữa các hệ thống QLVBĐH bảo đảm thống nhất, đồng bộ theo múi giờ Việt Nam (Tiêu chuẩn ISO 8601) và đồng bộ theo Trục kết nối liên thông thành phố; b) Thời điểm gửi một văn bản điện tử tới bên nhận là thời điểm văn bản điện tử này được gửi thành công tới bên nhận từ bên gửi và có xác nhận đã đến trên hệ thống QLVBĐH; c) Thời điểm nhận một văn bản điện tử là thời điểm văn bản điện tử được nhập vào hệ thống QLVBĐH mà bên nhận có thể truy cập và sử dụng văn bản điện tử từ thời điểm đó hoặc được bên nhận xác nhận. 2. Hệ thống QLVBĐH phải được thiết lập tính năng xác định được thời điểm nhận, gửi đối với văn bản điện tử được gửi, nhận trên hệ thống QLVBĐH.
Điều 15. Kiểm tra, bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của văn bản điện tử 1. Tính toàn vẹn của văn bản điện tử không bị thay đổi, mất mát hoặc sửa đổi trái phép trong suốt quá trình truyền tải, xử lý và lưu trữ. 2. Văn bản điện tử được kiểm tra tính toàn vẹn dựa trên các thông tin cơ bản sau đây: a) Thể thức văn bản bao gồm: Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; số, ký hiệu văn bản; b) Thông tin bên gửi và bên nhận văn bản điện tử; c) Thời gian văn bản điện tử được chính thức phát hành, hoặc thời gian gửi, nhận văn bản điện tử; d) Cấu trúc tệp dữ liệu chứa văn bản điện tử; đ) Chữ ký số của bên gửi trong trường hợp có sử dụng chữ ký số.
Chương III TIẾP NHẬN, XỬ LÝ VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 16. Tiếp nhận văn bản đến dạng văn bản giấy 1. Văn thư cơ quan, đơn vị tiếp nhận văn bản đến dạng bản giấy theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ và các quy định về công tác văn thư, lưu trữ của thành phố Hải Phòng. 2. Văn thư cơ quan, đơn vị đăng ký văn bản giấy như sau: a) Đóng dấu “Đến”, ghi ngày tháng đến theo quy định; b) Thực hiện số hóa và ký số trên văn bản điện tử quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ; c) Cập nhật dữ liệu đặc tả của văn bản, tài liệu vào hệ thống QLVBĐH theo các trường thông tin tương ứng. Việc số hóa tài liệu giấy gửi kèm văn bản căn cứ vào Danh mục văn bản phải số hóa và yêu cầu quản lý, thực tiễn hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Điều 17. Tiếp nhận văn bản đến dạng văn bản điện tử Trình tự tiếp nhận văn bản đến dạng điện tử: 1. Xác định nguồn gốc văn bản, đối chiếu địa chỉ bên gửi. 2. Kiểm tra tính toàn vẹn của văn bản. Chữ ký số trên văn bản đến được kiểm tra theo quy định theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ; 3. Đăng ký văn bản đến và lưu vào hệ thống QLVBĐH: a) Cập nhật vào hệ thống QLVBĐH theo các trường thông tin tương ứng; b) Cấu trúc và định dạng của các trường thông tin theo Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg và các quy định khác liên quan trong việc tạo lập, lưu trữ, trao đổi văn bản điện tử, hồ sơ công việc; c) Số đến, thời gian đến được lưu trên hệ thống QLVBĐH.
Điều 18. Chuyển văn bản đến 1. Việc chuyển văn bản đến phải đảm bảo chính xác và giữ gìn sự toàn vẹn của nội dung văn bản. 2. Văn thư cơ quan, đơn vị có trách nhiệm trình, chuyển văn bản đến lãnh đạo cơ quan, đơn vị hoặc người được ủy quyền chuyển xử lý hoặc giải quyết văn bản (gọi tắt là Lãnh đạo cơ quan, đơn vị). 3. Lãnh đạo cơ quan, đơn vị cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên hệ thống QLVBĐH. Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều phòng, ban, cá nhân, phải xác định rõ và chỉ đạo đầu mối chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết văn bản trừ trường hợp văn bản đến không yêu cầu thời hạn giải quyết. 4. Khi nhận được văn bản đến, đầu mối được giao chủ trì có trách nhiệm tạo/cập nhật hồ sơ công việc liên quan và trình duyệt, trình ký lên lãnh đạo cơ quan, đơn vị đúng thời hạn.
Điều 19. Xử lý văn bản đi trên hệ thống QLVBĐH 1. Cán bộ được giao xử lý công việc dự thảo văn bản, tạo Hồ sơ công việc và trình lãnh đạo cấp phòng trên hệ thống QLVBĐH. 2. Lãnh đạo cấp phòng xem xét văn bản dự thảo, kiểm tra nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và cho ý kiến duyệt/không duyệt hồ sơ. a) Nếu đồng ý, chọn “Duyệt” trên phiếu trình để thực hiện trình ký cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. b) Nếu không đồng ý, chọn “Không duyệt” để hồ sơ tự động trả về cho cán bộ được giao xử lý công việc. 3. Lãnh đạo cơ quan, đơn vị xem xét nội dung văn bản dự thảo được trình và cho ý kiến ký duyệt/không ký duyệt hồ sơ. a) Nếu đồng ý, chọn “Ký duyệt” để thực hiện ký văn bản bằng chữ ký số cá nhân. Sau bước này hồ sơ tự động được chuyển tới mục văn bản đã ký duyệt của văn thư cơ quan, đơn vị. b) Nếu không đồng ý, chọn “Không duyệt” để hồ sơ tự động trả về cho cán bộ được giao xử lý công việc.
Điều 20. Phát hành văn bản đi 1. Văn thư cơ quan, đơn vị thực hiện phát hành văn bản sau khi văn bản được ký duyệt. a) Trường hợp ký trên văn bản dạng bản giấy: Văn thư cơ quan, đơn vị thực hiện số hóa văn bản giấy (bản gốc, bản chính), ký số của cơ quan, đơn vị và phát hành văn bản đã được số hóa và ký số cùng văn bản dự thảo cuối cùng. b) Trường hợp ký trên văn bản dạng điện tử: Văn thư cơ quan, đơn vị vào sổ văn bản đã ký duyệt; thực hiện cấp số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn bản bằng chức năng của hệ thống QLVBĐH; in và đóng dấu cơ quan, đơn vị để lưu tại văn thư 01 bản; ký số của cơ quan, đơn vị và phát hành văn bản điện tử. 2. Các yêu cầu khi phát hành và quản lý văn bản điện tử a) Văn bản điện tử đi phải được kiểm tra tính toàn vẹn theo quy định tại
Điều 15. của Quy chế này trước khi gửi đi. b) Sau khi chuyển đi, văn bản phải được theo dõi cho đến khi xác nhận được bên nhận đã nhận được văn bản. c) Văn bản điện tử được gửi lại trong các trường hợp: Do sự cố kỹ thuật hoặc lần gửi trước chưa thành công, do gửi lại theo yêu cầu của bên nhận; phải bảo đảm an toàn, không trùng lặp thông tin. d) Trường hợp văn bản phát hành không đến bên nhận do lỗi hệ thống, Văn thư cơ quan, đơn vị phải thông báo với cơ quan quản lý, vận hành hệ thống QLVBĐH; phối hợp kiểm tra và xử lý lỗi, sự cố hệ thống. 3. Các yêu cầu về lưu trữ a) Văn bản đ
Trình bày theo thể thức NĐ 30/2020/NĐ-CP. Đối chiếu PDF gốc trên đầu trang.
Оригинал на вьетнамском языке. При необходимости используйте перевод браузера.