CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúcĐiều 9. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Ngoại giao Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Ngoại giao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục 1 Thông tư này.
Điều 10. Áp dụng thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Ngoại giao 1. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu dùng để xác định thời hạn lưu trữ cho các hồ sơ, tài liệu của Bộ Ngoại giao và các cơ quan, tổ chức có hồ sơ, tài liệu liên quan tới hoạt động của ngành Ngoại giao. 2. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu không được thấp hơn mức thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu quy định tại Phụ lục 1 Thông tư này. 3. Đối với hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao, cơ quan, tổ chức khác, chưa được quy định tại Thông tư này, các đơn vị, cơ quan, tổ chức áp dụng thời hạn lưu trữ tương đương với nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng có trong Thông tư này và các quy định khác của pháp luật chuyên ngành có liên quan để xác định.
CHƯƠNG IV MANG TÀI LIỆU LƯU TRỮ RA NGOÀI LƯU TRỮ BỘ NGOẠI GIAO ĐỂ SỬ DỤNG TRONG NƯỚC VÀ NƯỚC NGOÀI
Điều 11. Thẩm quyền quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở trong nước và nước ngoài 1. Đối với tài liệu lưu trữ có chứa bí mật nhà nước: a) Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hoặc Thứ trưởng được ủy quyền có thẩm quyền quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở nước ngoài. b) Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hoặc Thứ trưởng được ủy quyền; Chánh Văn phòng Bộ hoặc Phó Chánh Văn phòng Bộ được ủy quyền có thẩm quyền quyết định việc mang tài liệu ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng trong nước. 2. Đối với tài liệu lưu trữ không chứa bí mật nhà nước: Người có thẩm quyền quy định tại điểm b khoản 1 Điều này quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng trong nước và nước ngoài. 3. Tài liệu lưu trữ chưa đến thời hạn nộp vào Lưu trữ Bộ, đang được các đơn vị trong nước, Cơ quan đại diện quản lý: a) Đối với tài liệu lưu trữ có chứa bí mật nhà nước, tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tiếp cận có điều kiện của Bộ Ngoại giao, đơn vị, Cơ quan đại diện trao đổi bằng văn bản với Văn phòng Bộ và báo cáo Lãnh đạo Bộ quyết định. b) Đối với tài liệu lưu trữ không chứa bí mật nhà nước, thủ trưởng đơn vị, Cơ quan đại diện quyết định theo thẩm quyền việc cho phép mang tài liệu lưu trữ ra khỏi đơn vị, Cơ quan đại diện để sử dụng.
Điều 12. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở trong nước và nước ngoài 1. Việc mang tài liệu, vật chứa thông tin bí mật nhà nước ra khỏi Lưu trữ Bộ để phục vụ công tác ở nước ngoài phải được người có thẩm quyền quy định tại điểm a khoản 1
Điều 11. Thông tư này cho phép và báo cáo Trưởng đoàn công tác. 2. Chỉ được phép mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ khi có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền bằng văn bản. Chỉ những cá nhân có thẩm quyền và được giao nhiệm vụ theo quy định mới được phép mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở trong nước và nước ngoài. 3. Trong thời gian mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng, nếu phát hiện tài liệu bị lộ (đối với tài liệu chứa bí mật nhà nước), bị mất, phải báo cáo ngay cho Trưởng đoàn công tác, người đứng đầu đơn vị và Lưu trữ Bộ để có biện pháp xử lý và khắc phục hậu quả. 4. Bảo quản tài liệu trong quá trình sử dụng, không để thất lạc, mất, hỏng, sao chép, tiết lộ trái phép thông tin từ tài liệu; sử dụng tài liệu đúng mục đích đã được cấp có thẩm quyền duyệt. Không tự ý chuyển giao tài liệu hoặc thông tin từ tài liệu cho bên thứ ba. 5. Thực hiện đúng quy định pháp luật và Thông tư này về việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ. Tuân thủ quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định có liên quan khác. 6. Khi phát hiện sự việc bất thường hoặc vi phạm trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ, kịp thời thông báo cho Lưu trữ Bộ.
Điều 13. Trình tự, thủ tục mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở trong nước và nước ngoài 1. Yêu cầu mang tài liệu ra khỏi Lưu trữ Bộ để sử dụng: a) Cá nhân, đơn vị có nhu cầu mang tài liệu ra ngoài Lưu trữ Bộ gửi yêu cầu bằng văn bản đến Lưu trữ Bộ gồm các nội dung sau: họ tên, chức vụ, đơn vị công tác; tên loại, trích yếu nội dung, độ mật của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước; mục đích sử dụng; thời gian, địa điểm công tác và các biện pháp bảo vệ bí mật nhà nước; thời hạn sử dụng. b) Khi có quyết định của người có thẩm quyền, Lưu trữ Bộ sẽ thông báo cho cá nhân, đơn vị bằng văn bản. c) Cá nhân, đơn vị sử dụng tài liệu khi mang ra ngoài Lưu trữ cần tuân thủ các quy định về bảo mật, hoàn thành và nộp bản cam kết (theo mẫu tại Phụ lục II). 2. Xét duyệt mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng: a) Lưu trữ Bộ kiểm tra các nội dung sau: mức độ chỉ độ mật; mức độ tiếp cận có điều kiện của tài liệu; mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ để trình người có thẩm quyền được quy định tại
Điều 11. Thông tư này quyết định. b) Người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt. 3. Mượn, trả hồ sơ tài liệu lưu trữ: a) Cá nhân, đơn vị mượn tài liệu để mang ra ngoài Lưu trữ Bộ cần mang theo giấy tờ tùy thân và giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị; hoàn thành Biên bản mượn hồ sơ, tài liệu lưu trữ (theo mẫu tại Phụ lục III) và ký Sổ đăng ký mượn, hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước (theo mẫu tại Phụ lục V) hoặc Sổ đăng ký mượn, hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ không chứa bí mật nhà nước (theo mẫu tại Phụ lục VI) . b) Cá nhân, tổ chức đơn vị có trách nhiệm hoàn trả tài liệu đầy đủ, nguyên vẹn sau khi sử dụng đúng thời gian đã đăng ký. Trường hợp kéo dài thời gian sử dụng phải có văn bản đề nghị và được sự đồng ý của cấp có thẩm quyền. c) Lưu trữ Bộ kiểm tra tình trạng tài liệu và tiến hành thủ tục hoàn trả về Kho lưu trữ Bộ; hoàn thành Biên bản hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ (theo mẫu tại Phụ lục IV) và ký Sổ đăng ký mượn, hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước (theo mẫu tại Phụ lục V) hoặc Sổ đăng ký mượn, hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ không chứa bí mật nhà nước (theo mẫu tại Phụ lục VI) . d) Trường hợp hồ sơ, tài liệu chứa bí mật nhà nước được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu và quản lý trên máy tính (có biện pháp bảo mật của Ban Cơ yếu Chính phủ) thì khi sử dụng hoặc mang theo phải được in ra giấy và trình tự, thủ tục thực hiện như đối với tài liệu lưu trữ giấy. 4. Vận chuyển, giao nhận, bảo quản tài liệu: Hồ sơ, tài liệu chứa bí mật nhà nước mang ra khỏi nơi lưu trữ phải được chứa, đựng, vận chuyển bằng phương tiện, thiết bị đảm bảo an toàn theo các quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
CHƯƠNG V THU NỘP, BẢO QUẢN, SỬ DỤNG, HỦY TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỐ CỦA BỘ NGOẠI GIAO
Điều 14. Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao 1. Việc thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số. 2. Thu nộp trực tuyến: Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào Lưu trữ Bộ được thực hiện trực tuyến trong trường hợp Lưu trữ Bộ và các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao sử dụng chung hệ thống hoặc khác hệ thống nhưng có giải pháp kết nối, bảo đảm an toàn thông tin khi chuyển giao dữ liệu giữa hai hệ thống. 3. Thu nộp trực tiếp: Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào Lưu trữ Bộ được thực hiện trực tiếp trong trường hợp Lưu trữ Bộ và các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao sử dụng hệ thống khác nhau nhưng chưa có giải pháp kết nối và bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình chuyển giao dữ liệu giữa hai hệ thống. 4. Các đơn vị được cấp tài khoản truy cập vào Hệ thống trước khi đăng ký nộp và thực hiện đăng ký nộp trên Hệ thống bằng tài khoản đã được cung cấp chậm nhất trước một (01) tháng đối với tài liệu đến hạn nộp. 5. Lưu trữ Bộ phối hợp với các đơn vị nộp lưu rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp, thời gian và cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu nộp. 6. Trong trường hợp tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao có chứa bí mật nhà nước, việc lưu giữ, thu, nộp phải thực hiện theo đúng các quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định pháp luật liên quan.
Điều 15. Bảo quản tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao 1. Việc bảo quản tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số. 2. Tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao phải được bảo quản an toàn, bảo đảm tính xác thực lâu dài, toàn vẹn về nội dung, khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm và được chuyển đổi phù hợp với sự thay đổi của công nghệ, đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về an toàn thông tin, an ninh mạng. 3. Tài liệu lưu trữ số phải được thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số; phân loại, lưu trữ thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu. 4. Phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ số phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ theo quy định pháp luật về lưu trữ số.
Điều 16. Sử dụng tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao 1. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số. 2. Tài liệu lưu trữ số được sử dụng thông qua các hình thức: đọc, cấp bản sao, cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số Bộ Ngoại giao. 3. Tài liệu lưu trữ số được tạo bản sao để cung cấp cho người sử dụng bằng định dạng số hoặc định dạng giấy. 4. Người dùng chỉ được thực hiện các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ số sau khi được cấp tài khoản đăng nhập vào Hệ thống. Thông tin cấp tài khoản gồm: họ và tên, mã công chức/viên chức/người lao động hoặc mã định danh công dân, thư điện tử hoặc số điện thoại liên hệ, chế độ ưu tiên (nếu có), ghi chú khác (nếu có).
Điều 17. Hủy tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao 1. Việc hủy tài liệu lưu trữ số thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số. 2. Việc hủy tài liệu lưu trữ số được thực hiện khi tài liệu lưu trữ số hết thời hạn lưu trữ hoặc tài liệu lưu trữ số trùng lặp. 3. Các đơn vị rà soát hồ sơ, tài liệu để đề xuất tài liệu lưu trữ số hết giá trị, cần tiêu hủy trên Hệ thống và lập danh mục tài liệu lưu trữ số cần tiêu hủy. 4. Lưu trữ Bộ xem xét, thẩm định danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị, cần tiêu hủy và trình Bộ trưởng Bộ Ngoại giao phê duyệt. 5. Căn cứ quyết định hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị, Lưu trữ Bộ thực hiện thao tác hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ số hết giá trị trên Hệ thống. 6. Khi hủy tài liệu lưu trữ số hết thời hạn lưu trữ, bảo đảm tài liệu lưu trữ số đó không có mối liên kết với tài liệu lưu trữ số khác có thời hạn lưu trữ dài hơn trong cùng Hệ thống.
CHƯƠNG VI TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 18. Trách nhiệm thi hành 1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ Ngoại giao, các Cơ quan đại diện, các cá nhân, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao và các tổ chức, cá nhân có liên quan tới công tác lưu trữ ngành Ngoại giao chịu trách nhiệm thực hiện Thông tư này. 2. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Thông tư; chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tham mưu Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành các quy chế, quy định có liên quan để bảo đảm thực hiện Thông tư. 3. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc, các đơn vị, tổ chức, cá nhân kịp thời phản ánh về Văn phòng Bộ để hướng dẫn, giải quyết theo thẩm quyền hoặc tham mưu, báo cáo cấp có thẩm quyền giải quyết.
Điều 19. Hiệu lực thi hành Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2025. Trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật viện dẫn tại Thông tư này được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bằng văn bản quy phạm pháp luật khác thì thực hiện theo quy định tại các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế./. BỘ TRƯỞNG (Đã ký) Bùi Thanh Sơn
Trình bày theo thể thức NĐ 30/2020/NĐ-CP. Đối chiếu PDF gốc trên đầu trang.