Mục lục - 12 điều ▼
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tỉnh Sơn La.
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tỉnh Sơn La.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 20 tháng 11 năm 2025 và thay thế Quyết định số 50/2020/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2020 của UBND tỉnh Sơn La ban hành Quy chế quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Sơn La.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 20 tháng 11 năm 2025 và thay thế Quyết định số 50/2020/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2020 của UBND tỉnh Sơn La ban hành Quy chế quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Sơn La.
Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các xã, phường và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH (Đã kỹ) Hà Trung Chiến ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH SƠN LA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc QUY CHẾ Tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tỉnh Sơn La ( Ban hành kèm theo Quyết định số 114/2025/QĐ-UBND ngày 10/11/2025 của UBND tỉnh Sơn La )
Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các xã, phường và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH (Đã kỹ) Hà Trung Chiến ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH SƠN LA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc QUY CHẾ Tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tỉnh Sơn La ( Ban hành kèm theo Quyết định số 114/2025/QĐ-UBND ngày 10/11/2025 của UBND tỉnh Sơn La )
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh 1. Quy chế này quy định về tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý và vận hành Hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Sơn La. 2. Quy chế này không áp dụng đối với văn bản có nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật. 3. Những nội dung liên quan tới việc sử dụng (tiếp nhận, xử lý, luân chuyển, phát hành) và quản lý văn bản điện tử không được quy định tại Quy chế này thì thực hiện theo quy định tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước và các văn bản pháp luật hiện hành có liên quan.
Điều 1 . Phạm vi điều chỉnh 1. Quy chế này quy định về tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý và vận hành Hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Sơn La. 2. Quy chế này không áp dụng đối với văn bản có nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật. 3. Những nội dung liên quan tới việc sử dụng (tiếp nhận, xử lý, luân chuyển, phát hành) và quản lý văn bản điện tử không được quy định tại Quy chế này thì thực hiện theo quy định tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước và các văn bản pháp luật hiện hành có liên quan.
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 2. Đối tượng áp dụng 1. Quy chế này được áp dụng cho các sở, ban, ngành và các đơn vị trực thuộc; đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh; UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh Sơn La (sau đây gọi tắt là cơ quan, đơn vị) và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động (sau đây gọi tắt là cá nhân) được cấp tài khoản để tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý và vận hành Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tại các cơ quan, đơn vị. 2. Đơn vị cung cấp dịch vụ Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Sơn La.
Điều 2. Đối tượng áp dụng 1. Quy chế này được áp dụng cho các sở, ban, ngành và các đơn vị trực thuộc; đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh; UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh Sơn La (sau đây gọi tắt là cơ quan, đơn vị) và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động (sau đây gọi tắt là cá nhân) được cấp tài khoản để tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý và vận hành Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tại các cơ quan, đơn vị. 2. Đơn vị cung cấp dịch vụ Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Sơn La.
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 3. Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: 1. Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tỉnh Sơn La là một ứng dụng công nghệ thông tin nhằm tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp soạn thảo, xử lý, phê duyệt, phát hành, lưu trữ văn bản, là Hệ thống thông tin dùng chung, với chức năng chính là hỗ trợ các cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức gửi, nhận, lưu trữ và xử lý thông tin, văn bản điện tử trên môi trường mạng. Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành bao gồm tập hợp các máy chủ, thiết bị lưu trữ, phần mềm quản lý được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật của đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc trên hạ tầng kỹ thuật của tỉnh. 2. Cơ sở dữ liệu (Database) Là tập hợp các dữ liệu điện tử được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, chia sẻ, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử. 3. Tài khoản (Account) Là đối tượng đại diện cho các cá nhân, đơn vị tham gia vào Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành bao gồm tên và mật khẩu đăng nhập. Sau khi đã đăng nhập, tài khoản đó có quyền quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu tùy thuộc vào mức độ phân quyền cho đến khi thoát khỏi Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành. Các tài khoản được phân quyền và quản lý bởi người quản trị Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.
Điều 3. Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: 1. Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tỉnh Sơn La là một ứng dụng công nghệ thông tin nhằm tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp soạn thảo, xử lý, phê duyệt, phát hành, lưu trữ văn bản, là Hệ thống thông tin dùng chung, với chức năng chính là hỗ trợ các cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức gửi, nhận, lưu trữ và xử lý thông tin, văn bản điện tử trên môi trường mạng. Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành bao gồm tập hợp các máy chủ, thiết bị lưu trữ, phần mềm quản lý được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật của đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc trên hạ tầng kỹ thuật của tỉnh. 2. Cơ sở dữ liệu (Database) Là tập hợp các dữ liệu điện tử được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, chia sẻ, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử. 3. Tài khoản (Account) Là đối tượng đại diện cho các cá nhân, đơn vị tham gia vào Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành bao gồm tên và mật khẩu đăng nhập. Sau khi đã đăng nhập, tài khoản đó có quyền quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu tùy thuộc vào mức độ phân quyền cho đến khi thoát khỏi Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành. Các tài khoản được phân quyền và quản lý bởi người quản trị Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 4. Các nguyên tắc chung 1. Các thông tin về tài khoản và các thông tin trao đổi hợp pháp của các cơ quan, đơn vị, cá nhân thông qua Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành được đảm bảo bí mật theo quy định của pháp luật. 2. Mỗi cơ quan, đơn vị được cung cấp 01 trang (Site); mỗi cá nhân được cấp một tài khoản (Account); được phân quyền để truy cập, quản trị, khai thác, sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành. 3. Các cá nhân, đơn vị tham gia khai thác, sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành chỉ để phục vụ công tác; có trách nhiệm thực hiện việc gửi, nhận, trao đổi và xử lý văn bản đúng quy trình xử lý văn bản được quy định của pháp luật; đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn về nội dung khi luân chuyển văn bản, thông tin trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành. 4. Cá nhân có thẩm quyền xử lý công việc trong Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành khi muốn ủy quyền lại cho một người khác xử lý phải được sự cho phép của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị.
Điều 4. Các nguyên tắc chung 1. Các thông tin về tài khoản và các thông tin trao đổi hợp pháp của các cơ quan, đơn vị, cá nhân thông qua Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành được đảm bảo bí mật theo quy định của pháp luật. 2. Mỗi cơ quan, đơn vị được cung cấp 01 trang (Site); mỗi cá nhân được cấp một tài khoản (Account); được phân quyền để truy cập, quản trị, khai thác, sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành. 3. Các cá nhân, đơn vị tham gia khai thác, sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành chỉ để phục vụ công tác; có trách nhiệm thực hiện việc gửi, nhận, trao đổi và xử lý văn bản đúng quy trình xử lý văn bản được quy định của pháp luật; đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn về nội dung khi luân chuyển văn bản, thông tin trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành. 4. Cá nhân có thẩm quyền xử lý công việc trong Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành khi muốn ủy quyền lại cho một người khác xử lý phải được sự cho phép của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị.
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 5. Giá trị pháp lý của văn bản trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành Giá trị pháp lý của văn bản điện tử được trao đổi qua Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành áp dụng theo
Điều 5. Giá trị pháp lý của văn bản trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành Giá trị pháp lý của văn bản điện tử được trao đổi qua Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành áp dụng theo
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 5. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
Điều 5 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
Chương II QUẢN LÝ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
Chương II QUẢN LÝ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
Điều 6. Địa chỉ, tên của Hệ thống và tài khoản truy cập Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành 1. Tên gọi chính thức của Hệ thống: Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tỉnh Sơn La . 2. Tên miền chung để truy cập Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Sơn La (tên miền cấp 4) : qlvb.sonla.gov.vn 3. Định dạng tên miền truy cập Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của từng cơ quan, đơn vị. a) Tên miền truy cập Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc UBND tỉnh (tên miền cấp 5) : Sử dụng tên viết tắt bằng chữ in thường, tiếng Việt, viết liền không khoảng trống và không dấu; (ví dụ: Sở Khoa học công nghệ: sokhcn.qlvb.sonla.gov.vn) b) Tên miền truy cập Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của UBND các xã, phường (tên miền cấp 5) : Sử dụng tên của UBND cấp xã tương ứng bằng chữ in thường, tiếng Việt, viết liền không khoảng trống và không dấu. (ví dụ: Ủy ban nhân dân phường Tô Hiệu: tohieu.qlvb.sonla.gov.vn, Ủy ban nhân dân xã Mường Bám: muongbam.qlvb.sonla.gov.vn). c) Tên miền truy cập Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan, đơn vị trực thuộc cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc UBND tỉnh hoặc trực thuộc UBND cấp xã (tên miền cấp 6) : Sử dụng tên viết tắt bằng chữ in thường, tiếng Việt, viết liền không khoảng trống và không dấu; (ví dụ: Trung tâm đổi mới sáng tạo thuộc Sở Khoa học và Công nghệ: ttdmst.sokhcn.qlvb.sonla.gov.vn, Trung tâm dịch vụ tổng hợp thuộc Ủy ban nhân dân xã Tạ Khoa: ttdvth.takhoa.sonla.gov.vn) . Sở Khoa học và Công nghệ có trách nhiệm cung cấp tên miền thuộc tên miền qlvb.sonla.gov.vn để truy cập Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành cho các cơ quan, đơn vị trong toàn tỉnh. 4. Tài khoản người dùng khi sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành là tài khoản thư điện tử công vụ tỉnh Sơn La (có định dạng là tên đầy đủ kết hợp với họ và tên đệm viết tắt bằng tiếng Việt không khoảng trống và không dấu theo dạng < tên chính đầy đ ủ không dấu, họ và tên đệm viết tắt> . < tên viết tắt của cơ quan, đơn vị> ) . Trong trường hợp tạo lập tên tài khoản người dùng mà bị trùng tên, trùng cơ quan với các tài khoản người dùng khác đã được cấp, cơ quan quản lý Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành chủ động đặt tên tài khoản người dùng để tránh bị trùng theo nguyên tắc, tên tài khoản người dùng phải ngắn gọn, dễ nhớ và có tên cá nhân, tên cơ quan, đơn vị được cấp tài khoản. Trong trường hợp Trung ương có quy định về tài khoản người dùng khác với quy định tại khoản này, Sở Khoa học và Công nghệ có trách nhiệm báo cáo UBND tỉnh chỉ đạo đơn vị cung cấp dịch vụ và các cơ quan, đơn vị thay đổi tài khoản người dùng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành theo quy định của Trung ương.
Điều 6. Địa chỉ, tên của Hệ thống và tài khoản truy cập Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành 1. Tên gọi chính thức của Hệ thống: Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tỉnh Sơn La . 2. Tên miền chung để truy cập Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Sơn La (tên miền cấp 4) : qlvb.sonla.gov.vn 3. Định dạng tên miền truy cập Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của từng cơ quan, đơn vị. a) Tên miền truy cập Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc UBND tỉnh (tên miền cấp 5) : Sử dụng tên viết tắt bằng chữ in thường, tiếng Việt, viết liền không khoảng trống và không dấu; (ví dụ: Sở Khoa học công nghệ: sokhcn.qlvb.sonla.gov.vn) b) Tên miền truy cập Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của UBND các xã, phường (tên miền cấp 5) : Sử dụng tên của UBND cấp xã tương ứng bằng chữ in thường, tiếng Việt, viết liền không khoảng trống và không dấu. (ví dụ: Ủy ban nhân dân phường Tô Hiệu: tohieu.qlvb.sonla.gov.vn, Ủy ban nhân dân xã Mường Bám: muongbam.qlvb.sonla.gov.vn). c) Tên miền truy cập Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan, đơn vị trực thuộc cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc UBND tỉnh hoặc trực thuộc UBND cấp xã (tên miền cấp 6) : Sử dụng tên viết tắt bằng chữ in thường, tiếng Việt, viết liền không khoảng trống và không dấu; (ví dụ: Trung tâm đổi mới sáng tạo thuộc Sở Khoa học và Công nghệ: ttdmst.sokhcn.qlvb.sonla.gov.vn, Trung tâm dịch vụ tổng hợp thuộc Ủy ban nhân dân xã Tạ Khoa: ttdvth.takhoa.sonla.gov.vn) . Sở Khoa học và Công nghệ có trách nhiệm cung cấp tên miền thuộc tên miền qlvb.sonla.gov.vn để truy cập Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành cho các cơ quan, đơn vị trong toàn tỉnh. 4. Tài khoản người dùng khi sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành là tài khoản thư điện tử công vụ tỉnh Sơn La (có định dạng là tên đầy đủ kết hợp với họ và tên đệm viết tắt bằng tiếng Việt không khoảng trống và không dấu theo dạng < tên chính đầy đ ủ không dấu, họ và tên đệm viết tắt> . < tên viết tắt của cơ quan, đơn vị> ) . Trong trường hợp tạo lập tên tài khoản người dùng mà bị trùng tên, trùng cơ quan với các tài khoản người dùng khác đã được cấp, cơ quan quản lý Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành chủ động đặt tên tài khoản người dùng để tránh bị trùng theo nguyên tắc, tên tài khoản người dùng phải ngắn gọn, dễ nhớ và có tên cá nhân, tên cơ quan, đơn vị được cấp tài khoản. Trong trường hợp Trung ương có quy định về tài khoản người dùng khác với quy định tại khoản này, Sở Khoa học và Công nghệ có trách nhiệm báo cáo UBND tỉnh chỉ đạo đơn vị cung cấp dịch vụ và các cơ quan, đơn vị thay đổi tài khoản người dùng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành theo quy định của Trung ương.
Chương II QUẢN LÝ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
Điều 7. Quy định về thể thức và kỹ thuật, định dạng của văn bản điện tử được trao đổi trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành 1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử a) Đối với văn bản quy phạm pháp luật Thực hiện theo quy định tại
Điều 7. Quy định về thể thức và kỹ thuật, định dạng của văn bản điện tử được trao đổi trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành 1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử a) Đối với văn bản quy phạm pháp luật Thực hiện theo quy định tại
Chương II QUẢN LÝ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
Điều 71. Nghị định số 78/2025/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Phụ lục I kèm theo Nghị định số 187/2025/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2025 của Chính phủ. b) Đối với văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tại Mục 1
Điều 71 Nghị định số 78/2025/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Phụ lục I kèm theo Nghị định số 187/2025/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2025 của Chính phủ. b) Đối với văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tại Mục 1
Chương II Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. 2. Tiêu chuẩn về truy cập thông tin áp dụng theo Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước. 3. Định dạng văn bản điện tử a) Thực hiện theo quy định tại Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước kèm theo Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT, cụ thể: Các tài liệu văn bản (có định dạng: *.txt; *.rtf; *.doc; *.docx; *.odt; *.pdf) ; các tài liệu bảng tính (có định dạng: *.csv; *.xls; *.xlsx; *.ods) ; các tài liệu dạng ảnh, đồ thị, đồ họa chuyên ngành. b) Văn bản được ký số được định dạng: *.pdf. 4. Tên tệp tin ( file ) đính kèm trên phần mềm gồm các ký tự, số, có độ dài không quá 50 ký tự ( Tên file không được sử dụng tên tiếng Việt có dấu và các ký tự đặc biệt ) dung lượng mỗi tệp tin không quá 50MB.