🇫🇷 Le document original est en vietnamien
Les lois vietnamiennes sont publiées uniquement en vietnamien. Le contenu ci-dessous est l'original. Utilisez la traduction intégrée de Chrome / Edge / Safari, ou:
Quyết định54/2025/QĐ-UBND· 03/11/2025
Quyết định số 54/2025/QĐ-UBND Ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Bắc Ninh
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúcĐiều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 11 năm 2025 và thay thế Quyết định số 02/2021/QĐ-UBND ngày 08/02/2021 của UBND tỉnh Bắc Giang ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Bắc Giang.
Điều 6. và khoản 1
Điều 9. Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg. b) Trường hợp văn bản điện tử đến không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, đơn vị nhận văn bản thực hiện theo điểm b khoản 2
Điều 21. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. c) Sau khi tiếp nhận, Bên nhận xử lý và phản hồi trạng thái xử lý văn bản điện tử trên Hệ thống. Hệ thống tự động cập nhật đầy đủ, chính xác ngày, giờ nhận văn bản điện tử của cơ quan, đơn vị khi tiếp nhận văn bản đến và phản hồi kịp thời, đồng bộ cho Bên gửi văn bản. Trường hợp nhận được thông báo thu hồi văn bản điện tử, Bên nhận thực hiện theo quy định tại khoản 2
Điều 9. Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg. 2. Đăng ký văn bản đến Việc đăng ký văn bản đến điện tử phải đảm bảo đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết trong Hệ thống theo chuẩn thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. Số đến và thời gian đến được lưu trong Hệ thống. a) Văn bản đến điện tử Văn thư cơ quan thực hiện cập nhật đầy đủ thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo Mục II Phần II Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. b) Văn bản đến định dạng giấy Trường hợp văn bản đến chỉ có bản giấy, Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến định dạng giấy theo quy định tại Mục I Phần II Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Sau đó thực hiện đăng ký văn bản đã được số hóa vào Hệ thống theo điểm a khoản này. c) Định kỳ Văn thư cơ quan có trách nhiệm in sổ đăng ký văn bản đến trên Hệ thống ra giấy, đảm bảo đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, đóng sổ để quản lý và lưu trữ. Thời hạn in sổ được quy định trong Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, đơn vị.
Điều 9. Xử lý văn bản đến điện tử trên Hệ thống 1. Văn thư cơ quan có trách nhiệm trình, chuyển giao văn bản đến người đứng đầu cơ quan, đơn vị hoặc người được giao trách nhiệm phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản trên Hệ thống (sau đây gọi là người có thẩm quyền). 2. Người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: đơn vị hoặc người nhận, ý kiến phân phối chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản, thời hạn giải quyết. a) Đối với văn bản đến liên quan nhiều phòng, ban, đơn vị trực thuộc hoặc cá nhân, người có thẩm quyền phải xác định rõ phòng, ban, đơn vị trực thuộc (sau đây gọi là bộ phận) hoặc cá nhân chủ trì, các bộ phận khác hoặc cá nhân phối hợp, thời hạn giải quyết văn bản và ý kiến chỉ đạo nội dung giải quyết. b) Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm bản giấy thì Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến bộ phận hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết. c) Trường hợp sau khi nhận được văn bản hoặc hồ sơ công việc được giao trên Hệ thống, bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ chủ trì xử lý văn bản xác định văn bản đó không thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình, có trách nhiệm phản hồi kịp thời đến người có thẩm quyền để xử lý lại trên Hệ thống và đảm bảo tiến độ giải quyết công việc. 3. Khi nhận được văn bản đến trên Hệ thống, bộ phận hoặc cá nhân được giao chủ trì xử lý có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định được giao trên Hệ thống. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay. Người đứng đầu bộ phận được giao chủ trì giải quyết công việc có trách nhiệm phân công cho cá nhân chủ trì và các cá nhân hoặc bộ phận khác (nếu có) phối hợp giải quyết. Người được giao chủ trì có trách nhiệm lập hồ sơ công việc đối với nhiệm vụ được giao theo các bước sau: xác định số và ký hiệu hồ sơ để giải quyết văn bản đến theo Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị; cập nhật vào Hệ thống mã hồ sơ theo quy định tại Mục III Phần II Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Trường hợp hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, việc mở hồ sơ được thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 2
Điều 29. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Điều 10. Phát hành văn bản điện tử Quy trình ký số, phát hành văn bản điện tử Văn bản điện tử quy định tại
Điều 6. Quy chế này sau khi được kiểm soát về nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và được lãnh đạo cơ quan, đơn vị phê duyệt phát hành phải đảm bảo được sử dụng tối thiểu 0 2 chữ ký số (01 chữ ký s ố của ngườ i có thẩm quyền, 01 chữ ký số của cơ quan, đơn vị). Việc ký số được thực hiện nh ư sau: a) Người có thẩm quyền ký văn bản thực hiện ký số cá nhân trên văn bản điện t ử, sau đó chuyển Văn thư thực hiện các thủ tục phát hành. b) Văn thư cơ quan lấy số văn bản, cập nhật vào tập tin đã được lãnh đạo ký số cá nhân các thông tin: số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản. Việc cập nhật s ố ký hi ệu và ngày tháng năm ban hành văn bản được thực hiện qua chức năng tự động của Hệ thống. Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, nhân b ản, đóng dấu của cơ quan, đơn vị để tạo thành bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản giấy (n ếu có yêu cầ u). Văn thư cơ quan sử dụng chứng thư số của cơ quan, thực hiện ký số của cơ quan, đơn vị lên vă n bản điện tử đã có chữ ký số cá nhân của người có thẩm quyền. Việc ký số của cơ quan, đơn vị đối với các vă n bản có phụ lục được thực hiện theo điểm 8 Mục II Phần I Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP . Phát hành văn bản điện tử: Văn thư cơ quan thực hiện phát hành văn bản điện tử trên Hệ thống, cập nhật đủ các thông tin đầ u vào của dữ liệu quản lý văn bản đi theo Mục I Phần II Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP . c) Lưu văn bản điện tử Bản gốc văn bản điện tử được lưu trên Hệ thống của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản. Cơ quan, đơn vị có Hệ thống đáp ứng các quy định theo Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy. Cơ quan, đơn vị có Hệ thống chưa đáp ứng các quy định theo Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP v à các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo ra bản chính văn bản giấy lưu tại Văn thư và hồ sơ công việc . d) Đ ịnh kỳ Văn thư cơ quan có trách nhiệm in sổ đăng ký văn bản đi trên Hệ thống ra giấy, đảm bả o đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý và l ưu trữ. Thời hạn in sổ được quy định trong Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, đơn vị. đ) Phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy Văn thư cơ quan thực hiện theo quy định tạ i đ iểm c khoản 1
Điều 25. và Mục I Phần II Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền và của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản a) Chữ ký số của người có thẩm quyền Hình ảnh, vị trí chữ ký số cá nhân của người có thẩm quyền được thực hiện theo quy định tại điểm 7 Mục II Phần I Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. b) Dấu và chữ ký số của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản Hình ảnh, vị trí, thông tin của dấu và chữ ký số của cơ quan, đơn vị được thực hiện theo quy định tại điểm 8 Mục II Phần I Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Điều 11. Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật 1. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị theo quy định. 2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật theo quy định tại khoản 2
Điều 32. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. 3. Cá nhân được giao quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật theo quy định tại khoản 3
Điều 32. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. 4. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật Việc sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị được thực hiện theo quy định tại khoản 2
Điều 33. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Điều 12. Quản lý, lưu trữ văn bản điện tử Việc quản lý, lưu trữ đối với văn bản điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; văn bản điện tử của cơ quan, đơn vị khi lưu trữ phải đáp ứng các điều kiện sau đây: a) Phải đ ảm bảo độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong văn bản điện t ử kể từ khi văn bản điện tử được tạo lập lần đầu. b) Thông tin chứa trong văn bản điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh. Cơ quan, đơn vị căn cứ vào tính đặc thù hoạt động, khả năng ứng dụng công nghệ thông tin của cơ quan, đơn vị mình để lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ vă n bản điện tử cho phù hợp. Cơ quan, đơn vị phải thường xuyên kiểm tra công tác nâng cấp hệ thống, sao lưu, bảo quản v ăn bản điện tử để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập, khai thác của văn bản lưu điện t ử và sử dụng các biện pháp k ỹ thuật để việc phân loại lưu trữ được thuận lợi nhưng phải đảm bảo không thay đổi nội dung. Thu thập, lưu trữ văn bản điện tử a) Cơ quan, đơn vị thực hiện xây dựng danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị. b) Căn cứ danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm mở h ồ sơ, thu thập và cập nhật văn bản, tài li ệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm, nội dung thông tin trong các bài phát biểu , kết luận của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo và các văn bản khác liên quan đến hoạt động c ủa cơ quan để đảm bảo s ự toàn vẹn, đầy đủ trong việc tạo lập hồ sơ điện tử của cơ quan, đơn vị. Trường hợp hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, việc mở hồ sơ được thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 2
Điều 29. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. c) Đối với việc lưu trữ văn bản điện tử trên các hệ thống thông tin được thực hiện theo cơ chế lưu trữ và quản lý cơ sở dữ liệu của các hệ thống thông tin, kết hợp với các ràng buộc về ph ân cấp, phân quyền người sử dụng để bảo đảm mức độ an toàn, bảo mật của thông tin, dữ liệu . Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan a) Việc nộp lưu hồ sơ tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo điểm b khoản 3
Điều 30. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. b) Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ cơ quan phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ. Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu.
Điều 13. Hạ tầng kỹ thuật công nghệ Các cơ quan, đơn vị thực hiện việc ti ếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử phải đáp ứng các điều kiện về hạ tầng kỹ thuật, bảo đảm an toàn thông tin, giải pháp kết nối liên thông theo Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg và đáp ứng các quy định đối với hệ thống quản lý tài liệu điện tử và chuẩn thông tin đầu vào của h ệ thống theo Phần II Phụ lục VI Nghị định s ố 30/2020/NĐ-C P.
Chương III TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 14. Trách nhiệm của Sở Nội vụ 1. Chủ trì triển khai, tổ chức thực hiện, kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất Quy chế này. Tổ chức tập huấn, tuyên truyền phổ biến nội dung Quy chế và các văn bản quy phạm pháp luật mới, liên quan đến công tác văn thư lưu trữ nói chung và quản lý tài liệu điện tử nói riêng. 2. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị hàng năm tổng hợp đánh giá kết quả thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử; tổ chức quản lý, thu thập tài liệu điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử. 3. Chủ trì, tham mưu UBND tỉnh sửa đổi, bổ sung các nội dung của Quy chế (nếu có), phù hợp với các quy định của pháp luật.
Điều 15. Trách nhiệm Sở Khoa học và Công nghệ 1. Chủ trì, tham mưu UBND tỉnh ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung Danh mục mã định danh cho các cơ quan, đơn vị khi có sự thay đổi về đơn vị hành chính, cơ cấu tổ chức nhằm thực hiện thống nhất trên Hệ thống; đảm bảo an toàn, an ninh thông tin và đảm bảo liên thông kết nối đồng bộ với Trục liên thông văn bản quốc gia và định kỳ sao lưu tài liệu, hồ sơ điện tử. 2. Chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung Danh mục văn bản điện tử gửi qua Hệ thống, văn bản điện tử gửi kèm bản giấy thích hợp với từng thời kỳ, áp dụng cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.
Điều 16. Trách nhiệm của Văn phòng UBND tỉnh 1. Phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung Danh mục văn bản điện tử gửi qua Hệ thống, văn bản điện tử gửi kèm bản giấy phù hợp với từng thời kỳ, áp dụng cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh. 2. Phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Khoa học và Công nghệ tổ chức kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan, đơn vị theo Quy chế này.
Điều 17. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị 1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh trong việc triển khai thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử của các cơ quan, đơn vị theo Quy chế này và các quy định của pháp luật liên quan khác. 2. Bố trí kinh phí đầy đủ, kịp thời trong kế hoạch ngân sách hàng năm để đảm bảo các điều kiện hạ tầng kỹ thuật phục vụ cho việc trao đổi, xử lý và sử dụng văn bản điện t
Trình bày theo thể thức NĐ 30/2020/NĐ-CP. Đối chiếu PDF gốc trên đầu trang.
Texte original en vietnamien. Utilisez la traduction du navigateur si nécessaire.