Mục lục - 23 điều ▼
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Bắc Ninh.
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Bắc Ninh.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 11 năm 2025 và thay thế Quyết định số 02/2021/QĐ-UBND ngày 08/02/2021 của UBND tỉnh Bắc Giang ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Bắc Giang.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 11 năm 2025 và thay thế Quyết định số 02/2021/QĐ-UBND ngày 08/02/2021 của UBND tỉnh Bắc Giang ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Bắc Giang.
Điều 3. Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND tỉnh; Chủ tịch UBND xã, phường và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Đã ký Mai Sơn ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẮC NINH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc QUY CHẾ Tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Bắc Ninh (Ban hành kèm theo Quyết định số 54/2025/QĐ-UBND)
Điều 3. Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND tỉnh; Chủ tịch UBND xã, phường và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Đã ký Mai Sơn ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẮC NINH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc QUY CHẾ Tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Bắc Ninh (Ban hành kèm theo Quyết định số 54/2025/QĐ-UBND)
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh 1. Quy chế này quy định nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử; quy trình tiếp nhận, đăng ký, xử lý văn bản đến trên Hệ thống; phát hành văn bản điện tử; quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật; quản lý, lưu trữ văn bản điện tử; trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị có liên quan trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh. 2. Quy chế này không áp dụng đối với việc gửi, nhận văn bản điện tử có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh 1. Quy chế này quy định nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử; quy trình tiếp nhận, đăng ký, xử lý văn bản đến trên Hệ thống; phát hành văn bản điện tử; quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật; quản lý, lưu trữ văn bản điện tử; trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị có liên quan trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh. 2. Quy chế này không áp dụng đối với việc gửi, nhận văn bản điện tử có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 2. Đối tượng áp dụng 1. Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh; UBND cấp xã và các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh (gọi chung là các cơ quan, đơn vị). 2. Khuyến khích các cơ quan, tổ chức không thuộc khoản 1 Điều này liên quan đến hoạt động gửi, nhận văn bản với các cơ quan, tổ chức nếu đáp ứng hạ tầng kỹ thuật, công nghệ để áp dụng, được thực hiện theo quy định tại Quy chế này.
Điều 2. Đối tượng áp dụng 1. Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh; UBND cấp xã và các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh (gọi chung là các cơ quan, đơn vị). 2. Khuyến khích các cơ quan, tổ chức không thuộc khoản 1 Điều này liên quan đến hoạt động gửi, nhận văn bản với các cơ quan, tổ chức nếu đáp ứng hạ tầng kỹ thuật, công nghệ để áp dụng, được thực hiện theo quy định tại Quy chế này.
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 3. Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: 1. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bắc Ninh (gọi tắt là Hệ thống) là hệ thống thông tin được tạo lập nhằm tạo ra, gửi, nhận, lưu trữ và xử lý văn bản điện tử. 2. Việc gửi, nhận văn bản điện tử được quy định tại khoản 2, 4, 5
Điều 3. Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: 1. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bắc Ninh (gọi tắt là Hệ thống) là hệ thống thông tin được tạo lập nhằm tạo ra, gửi, nhận, lưu trữ và xử lý văn bản điện tử. 2. Việc gửi, nhận văn bản điện tử được quy định tại khoản 2, 4, 5
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 3. Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ Về việc gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
Điều 3 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ Về việc gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 4. Nguyên tắc gửi, nhận văn bản điện tử 1. Nguyên tắc chung Việc gửi, nhận văn bản điện tử phải đảm bảo các nguyên tắc quy định tại khoản 2, 3, 4
Điều 4. Nguyên tắc gửi, nhận văn bản điện tử 1. Nguyên tắc chung Việc gửi, nhận văn bản điện tử phải đảm bảo các nguyên tắc quy định tại khoản 2, 3, 4
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 5. Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg. 2. Nguyên tắc gửi văn bản đi a) Tất cả văn bản đi của cơ quan, đơn vị phải được đăng ký vào Hệ thống. b) Số của một văn bản đi do Hệ thống tạo ra theo các quy định về công tác văn thư và là duy nhất trong Hệ thống của cơ quan, đơn vị. c) Xác nhận văn bản đi được gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, đơn vị, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết. d) Bảo đảm văn bản được chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng. 3. Nguyên tắc nhận văn bản đến a) Tất cả văn bản đến cơ quan, đơn vị phải được đăng ký vào Hệ thống. b) Số đến của một văn bản đến là duy nhất trong Hệ thống của cơ quan, đơn vị. c) Xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ. d) Xác định đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền giải quyết văn bản đến của cơ quan, đơn vị tiếp nhận văn bản. đ) Giải quyết văn bản đến kịp thời, đúng thời hạn quy định.
Điều 5 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg. 2. Nguyên tắc gửi văn bản đi a) Tất cả văn bản đi của cơ quan, đơn vị phải được đăng ký vào Hệ thống. b) Số của một văn bản đi do Hệ thống tạo ra theo các quy định về công tác văn thư và là duy nhất trong Hệ thống của cơ quan, đơn vị. c) Xác nhận văn bản đi được gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, đơn vị, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết. d) Bảo đảm văn bản được chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng. 3. Nguyên tắc nhận văn bản đến a) Tất cả văn bản đến cơ quan, đơn vị phải được đăng ký vào Hệ thống. b) Số đến của một văn bản đến là duy nhất trong Hệ thống của cơ quan, đơn vị. c) Xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ. d) Xác định đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền giải quyết văn bản đến của cơ quan, đơn vị tiếp nhận văn bản. đ) Giải quyết văn bản đến kịp thời, đúng thời hạn quy định.
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 5. Yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử Việc gửi, nhận văn bản điện tử phải đảm bảo các yêu cầu theo quy định tại
Điều 5. Yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử Việc gửi, nhận văn bản điện tử phải đảm bảo các yêu cầu theo quy định tại
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 6. Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.
Điều 6 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 6. Các loại văn bản điện tử thực hiện gửi, nhận trên Hệ thống 1. Các loại văn bản gửi, nhận điện tử được quy định tại khoản 1
Điều 6. Các loại văn bản điện tử thực hiện gửi, nhận trên Hệ thống 1. Các loại văn bản gửi, nhận điện tử được quy định tại khoản 1
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 7. Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg. 2. Các loại văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy a) Văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy được quy định tại điểm a khoản 2
Điều 7 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg. 2. Các loại văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy a) Văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy được quy định tại điểm a khoản 2
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 7. Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg. b) Văn bản theo Danh mục do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định ngoài các văn bản theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều này.
Điều 7 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg. b) Văn bản theo Danh mục do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định ngoài các văn bản theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều này.
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 7. Đầu mối cơ quan tổ chức gửi, nhận văn bản điện tử 1. Văn phòng UBND tỉnh Bắc Ninh thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử theo quy định tại điểm c khoản 3
Điều 7. Đầu mối cơ quan tổ chức gửi, nhận văn bản điện tử 1. Văn phòng UBND tỉnh Bắc Ninh thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử theo quy định tại điểm c khoản 3
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 7. Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg. 2. Văn phòng các Sở, bộ phận hành chính các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi thẩm quyền quản lý của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và theo Quy chế làm việc, Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, đơn vị. 3. Văn phòng HĐND và UBND cấp xã gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của UBND cấp xã, Chủ tịch UBND cấp xã và theo Quy chế làm việc, Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, đơn vị.
Điều 7 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg. 2. Văn phòng các Sở, bộ phận hành chính các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi thẩm quyền quản lý của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và theo Quy chế làm việc, Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, đơn vị. 3. Văn phòng HĐND và UBND cấp xã gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của UBND cấp xã, Chủ tịch UBND cấp xã và theo Quy chế làm việc, Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, đơn vị.
Chương II QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Chương II QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 8. Tiếp nhận, đăng ký văn bản điện tử vào Hệ thống 1. Kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử a) Trước khi tiếp nhận văn bản, Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn thông tin, dữ liệu theo quy định tại khoản 1
Điều 8. Tiếp nhận, đăng ký văn bản điện tử vào Hệ thống 1. Kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử a) Trước khi tiếp nhận văn bản, Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn thông tin, dữ liệu theo quy định tại khoản 1
Chương II QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 9. Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg. b) Trường hợp văn bản điện tử đến không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, đơn vị nhận văn bản thực hiện theo điểm b khoản 2
Điều 9 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg. b) Trường hợp văn bản điện tử đến không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, đơn vị nhận văn bản thực hiện theo điểm b khoản 2
Chương II QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 21. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. c) Sau khi tiếp nhận, Bên nhận xử lý và phản hồi trạng thái xử lý văn bản điện tử trên Hệ thống. Hệ thống tự động cập nhật đầy đủ, chính xác ngày, giờ nhận văn bản điện tử của cơ quan, đơn vị khi tiếp nhận văn bản đến và phản hồi kịp thời, đồng bộ cho Bên gửi văn bản. Trường hợp nhận được thông báo thu hồi văn bản điện tử, Bên nhận thực hiện theo quy định tại khoản 2
Điều 21 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. c) Sau khi tiếp nhận, Bên nhận xử lý và phản hồi trạng thái xử lý văn bản điện tử trên Hệ thống. Hệ thống tự động cập nhật đầy đủ, chính xác ngày, giờ nhận văn bản điện tử của cơ quan, đơn vị khi tiếp nhận văn bản đến và phản hồi kịp thời, đồng bộ cho Bên gửi văn bản. Trường hợp nhận được thông báo thu hồi văn bản điện tử, Bên nhận thực hiện theo quy định tại khoản 2
Chương II QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 29. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Chương II QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 32. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. 3. Cá nhân được giao quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật theo quy định tại khoản 3
Điều 32 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. 3. Cá nhân được giao quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật theo quy định tại khoản 3
Chương II QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 32. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. 4. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật Việc sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị được thực hiện theo quy định tại khoản 2
Điều 32 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. 4. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật Việc sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị được thực hiện theo quy định tại khoản 2
Chương II QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 33. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Điều 33 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.