Thông tư số 06/2025/TT-BNV Quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Điều 11. Lập Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp 1. Lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử lập Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp theo mẫu tại Phụ lục II kèm theo Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp theo mẫu tại Phụ lục III trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức. 2. Việc lập Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị thực hiện theo Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

Điều 16. Luật Lưu trữ.

Điều 15. Tổ chức hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp 1. Lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử lựa chọn phương pháp hủy tài liệu phù hợp; tổ chức hủy tài liệu theo quyết định của người có thẩm quyền về hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp. 2. Các bước hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp a) Đóng gói tài liệu và vận chuyển tài liệu đến nơi thực hiện hủy tài liệu; b) Lập biên bản bàn giao tài liệu giữa người quản lý kho lưu trữ và người thực hiện hủy tài liệu; c) Hủy tài liệu; d) Lập biên bản về việc hủy tài liệu. Biên bản có đủ chữ ký, đóng dấu của cơ quan, đơn vị có tài liệu hủy và cơ quan, đơn vị hủy tài liệu. 3. Thời hạn hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày có quyết định của người có thẩm quyền về hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp. 4. Lập và lưu hồ sơ về việc hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp a) Việc hủy tài liệu lưu trữ phải được lập thành hồ sơ, bao gồm: Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; Quyết định thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ (đối với lưu trữ hiện hành); Biên bản họp Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ (đối với lưu trữ hiện hành); Văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc thẩm định, cho ý kiến đối với tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; Quyết định của người có thẩm quyền về hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; Biên bản bàn giao tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; Biên bản về việc hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; các tài liệu có liên quan khác. b) Hồ sơ về việc hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ hủy trong thời hạn ít nhất 20 năm kể từ ngày hủy tài liệu lưu trữ. 5. Việc hủy tài liệu lưu trữ số thực hiện theo quy định tại khoản 1, điểm c, d khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều này và Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

Chương IV HÌNH THỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ BẢN SAO TÀI LIỆU LƯU TRỮ Mục 1 TẠI LƯU TRỮ HIỆN HÀNH

Điều 16. Hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Phục vụ độc giả đọc tài liệu lưu trữ. 2. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ.

Điều 17. Phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm ban hành quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ và trình tự phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình, bảo đảm phù hợp với quy định tại Thông tư này và các quy định của pháp luật khác có liên quan.

Điều 18. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành Việc cấp bản sao tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành được thực hiện theo quy định của pháp luật về sao văn bản trong công tác văn thư. Mục 2 TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Điều 19. Hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử 1. Phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc. 2. Phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến. 3. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ.

Điều 20. Thẻ, tài khoản độc giả 1. Lưu trữ lịch sử cấp Thẻ độc giả cho người sử dụng tài liệu lưu trữ trực tiếp tại phòng đọc của lưu trữ lịch sử từ 05 ngày trở lên. Thẻ độc giả theo mẫu tại Phụ lục IV. 2. Lưu trữ lịch sử cấp tài khoản độc giả cho người sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến. Thông tin tài khoản độc giả gồm: họ và tên, số định danh cá nhân/số thẻ Căn cước công dân hoặc số hộ chiếu, thư điện tử, cơ quan công tác, số điện thoại liên hệ, đối tượng ưu tiên (nếu có). 3. Thời hạn sử dụng thẻ, tài khoản độc giả do lưu trữ lịch sử quy định. 4. Độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trả phí cấp thẻ, tài khoản độc giả theo quy định của pháp luật. 5. Thời gian cấp thẻ, tài khoản độc giả không quá 01 ngày làm việc.

Điều 21. Thủ tục và trình tự phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử 1. Thủ tục đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ a) Độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ phải xuất trình một trong các giấy tờ sau: thẻ căn cước, thẻ Căn cước công dân, căn cước điện tử, hộ chiếu hoặc giấy tờ có dán ảnh do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác. b) Đăng ký sử dụng tài liệu: Trường hợp đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ trực tiếp tại phòng đọc, độc giả điền các thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ và cung cấp các văn bản liên quan về mục đích sử dụng, đối tượng ưu tiên. Mẫu Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phụ lục V. Trường hợp đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến, độc giả truy cập vào hệ thống theo tài khoản đã được cấp, tạo Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ và cung cấp các văn bản liên quan về mục đích sử dụng, đối tượng ưu tiên. c) Sau khi độc giả hoàn thành thủ tục đăng ký, lưu trữ lịch sử xem xét, phê duyệt Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả và cập nhật thông tin vào hệ thống hoặc Sổ đăng ký độc giả theo mẫu tại Phụ lục VI. 2. Trình tự phục vụ độc giả sử dụng tài liệu a) Viên chức phục vụ độc giả hướng dẫn độc giả tra tìm và điền Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ, Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ theo mẫu tại Phụ lục VII. Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ, Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ được quản lý trên hệ thống hoặc sổ đăng ký theo mẫu tại Phụ lục VIII. b) Viên chức phục vụ độc giả trình phiếu yêu cầu của độc giả cho người đứng đầu lưu trữ lịch sử xem xét, phê duyệt. Đối với tài liệu tiếp cận có điều kiện, lưu trữ lịch sử trình cơ quan tham mưu quản lý nhà nước về lưu trữ phê duyệt. c) Sau khi phiếu yêu cầu của độc giả được duyệt, viên chức phục vụ độc giả bàn giao hoặc cấp quyền đọc tài liệu cho độc giả. Đối với tài liệu giấy, độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào Sổ giao nhận tài liệu lưu trữ theo mẫu tại Phụ lục IX. d) Độc giả nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 22. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử 1. Số lượng tài liệu lưu trữ phục vụ độc giả trong mỗi lần sử dụng không quá 10 hồ sơ (đơn vị bảo quản) và được sử dụng không quá 15 ngày. Độc giả đọc xong phải trả tài liệu cho lưu trữ lịch sử mới được nhận tài liệu lần tiếp theo. 2. Độc giả chỉ được sử dụng bản số hóa đối với tài liệu lưu trữ đã được số hóa, tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; không được sử dụng tài liệu lưu trữ có tình trạng vật lý yếu và tài liệu lưu trữ đang trong quá trình xử lý nghiệp vụ. 3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ được ủy quyền cho người khác đến nhận bản sao tài liệu lưu trữ. 4. Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ có quyền sử dụng và phát huy giá trị tài liệu đã được lưu trữ lịch sử cung cấp vào các mục đích hợp pháp, dưới các hình thức hợp pháp và thực hiện các nghĩa vụ quy định tại khoản 2

Điều 26. Luật Lưu trữ.

Điều 23. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử 1. Lưu trữ lịch sử cấp bản sao tài liệu lưu trữ theo thẩm quyền quản lý. 2. Tài liệu lưu trữ được sao dưới các hình thức: nhân bản, sao chụp, in hoặc trích xuất nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin của tài liệu lưu trữ từ tài liệu lưu trữ gốc. 3. Bản sao tài liệu lưu trữ bao gồm bản sao tài liệu lưu trữ không có xác thực và bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực trên định dạng giấy hoặc định dạng số. 4. Độc giả có nhu cầu được cấp bản sao tài liệu lưu trữ phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ.

Điều 24. Xác thực bản sao tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử 1. Hình thức xác thực bao gồm: Xác thực bản sao nguyên văn toàn bộ tài liệu lưu trữ và xác thực bản sao một phần nội dung thông tin của tài liệu lưu trữ. 2. Nội dung xác thực a) Lưu trữ lịch sử xác thực các thông tin về nguồn, địa chỉ lưu trữ của tài liệu bao gồm: Tờ số, hồ sơ số, số mục lục hồ sơ, tên phông. b) Thông tin xác thực trên bản sao định dạng giấy được thể hiện trên Dấu xác thực tài liệu lưu trữ. Dấu xác thực được đóng vào chỗ trống, phần cuối cùng của bản sao tài liệu lưu trữ. Trang đầu tiên của bản sao đóng dấu bản sao vào chỗ trống phía trên bên phải. Mẫu Dấu xác thực tài liệu lưu trữ và dấu bản sao tại Phụ lục X. Đối với bản sao có từ 02 tờ trở lên, sau khi xác thực phải được đóng dấu giáp lai. c) Thông tin xác thực trên bản sao định dạng số thực hiện theo Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số. 3. Việc xác thực bản sao tài liệu lưu trữ phải đảm bảo trung thực, khách quan, chính xác, được thống kê, quản lý trên hệ thống hoặc Sổ xác thực tài liệu lưu trữ theo mẫu tại Phụ lục VIII. Người được giao nhiệm vụ xác thực và người ký xác thực phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc xác thực.

Điều 25. Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử 1. Thời hạn cung cấp tài liệu chậm nhất là 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ; chậm nhất là 02 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ. 2. Đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện, thời hạn cung cấp tài liệu chậm nhất là 07 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ, Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ.

Điều 26. Trách nhiệm của người đứng đầu lưu trữ lịch sử, cá nhân phục vụ sử dụng và sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Trách nhiệm của người đứng đầu lưu trữ lịch sử a) Tổ chức phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc của lưu trữ lịch sử và trực tuyến; b) Ban hành các văn bản quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với đặc điểm, thành phần tài liệu bảo quản tại lưu trữ lịch sử; c) Bảo đảm trang thiết bị phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử, bao gồm việc bố trí phòng đọc, xây dựng và vận hành hệ thống phần mềm quản lý, tra cứu tài liệu; d) Niêm yết tại trụ sở cơ quan

Trình bày theo thể thức NĐ 30/2020/NĐ-CP. Đối chiếu PDF gốc trên đầu trang.

베트남어 원문입니다. 필요시 브라우저 번역을 사용하세요.