Mục lục - 8 điều ▼
Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 21/2023/TT-BTTTT ngày 31/12/2023 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về chức năng, tính năng kỹ thuật của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh (sau đây gọi tắt là Thông tư số 21/2023/TT-BTTTT ) như sau: 1. Sửa đổi khoản 1, khoản 2
Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 21/2023/TT-BTTTT ngày 31/12/2023 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về chức năng, tính năng kỹ thuật của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh (sau đây gọi tắt là Thông tư số 21/2023/TT-BTTTT ) như sau: 1. Sửa đổi khoản 1, khoản 2
Điều 2. như sau: "1. Bộ, cơ quan ngang bộ; cục, vụ thuộc bộ, cơ quan ngang bộ có nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết thủ tục hành chính và tham gia vào quá trình giải quyết thủ tục hành chính. 2. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; Ủy ban nhân dân cấp xã; các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp xã; các ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao có nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết thủ tục hành chính.". 2. Sửa đổi, bổ sung
Điều 2 như sau: "1. Bộ, cơ quan ngang bộ; cục, vụ thuộc bộ, cơ quan ngang bộ có nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết thủ tục hành chính và tham gia vào quá trình giải quyết thủ tục hành chính. 2. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; Ủy ban nhân dân cấp xã; các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp xã; các ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao có nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết thủ tục hành chính.". 2. Sửa đổi, bổ sung
Điều 5. như sau: "
Điều 5 như sau: "
Điều 5. Yêu cầu chức năng Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh đáp ứng yêu cầu về chức năng, tính năng kỹ thuật khi thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính và bảo đảm khả năng tích hợp, đồng bộ với Cổng Dịch vụ công quốc gia. 1. Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh gồm các chức năng cơ bản, tối thiểu như sau: a) Quản lý tài khoản; b) Quản lý danh mục, hồ sơ, biểu mẫu, hồ sơ thủ tục hành chính; c) Ký số và tích hợp với Cổng kết nối dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng do Bộ Khoa học và Công nghệ xây dựng (Cổng eSign); d) Tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính;đ) Các tiện ích; e) Báo cáo thống kê; g) Điều hành, tác nghiệp; h) Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức và cá nhân; i) Liên thông, tích hợp và chia sẻ thông tin. 2. Các yêu cầu cụ thể về chức năng của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này. 3. Các chức năng về thủ tục hành chính, dịch vụ công, tra cứu hồ sơ, thanh toán trực tuyến, nộp hồ sơ trực tuyến, chức năng liên quan đến tổ chức, cá nhân khi thực hiện dịch vụ công trực tuyến được tích hợp, triển khai trên Cổng Dịch vụ công quốc gia thì áp dụng theo các hướng dẫn, quy định hiện hành.". 3. Sửa đổi Khoản 3 Điều 13, Khoản 3 Điều 14, Phụ lục VII, Phụ lục VIII như sau: Thay thế cụm từ "Bộ Thông tin và Truyền thông" bằng "Bộ Khoa học và Công nghệ".
Điều 5. Yêu cầu chức năng Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh đáp ứng yêu cầu về chức năng, tính năng kỹ thuật khi thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính và bảo đảm khả năng tích hợp, đồng bộ với Cổng Dịch vụ công quốc gia. 1. Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh gồm các chức năng cơ bản, tối thiểu như sau: a) Quản lý tài khoản; b) Quản lý danh mục, hồ sơ, biểu mẫu, hồ sơ thủ tục hành chính; c) Ký số và tích hợp với Cổng kết nối dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng do Bộ Khoa học và Công nghệ xây dựng (Cổng eSign); d) Tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính;đ) Các tiện ích; e) Báo cáo thống kê; g) Điều hành, tác nghiệp; h) Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức và cá nhân; i) Liên thông, tích hợp và chia sẻ thông tin. 2. Các yêu cầu cụ thể về chức năng của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này. 3. Các chức năng về thủ tục hành chính, dịch vụ công, tra cứu hồ sơ, thanh toán trực tuyến, nộp hồ sơ trực tuyến, chức năng liên quan đến tổ chức, cá nhân khi thực hiện dịch vụ công trực tuyến được tích hợp, triển khai trên Cổng Dịch vụ công quốc gia thì áp dụng theo các hướng dẫn, quy định hiện hành.". 3. Sửa đổi Khoản 3 Điều 13, Khoản 3 Điều 14, Phụ lục VII, Phụ lục VIII như sau: Thay thế cụm từ "Bộ Thông tin và Truyền thông" bằng "Bộ Khoa học và Công nghệ".
Điều 6. 3. Bãi bỏ
Điều 6. 3. Bãi bỏ
Điều 7. 4. Bãi bỏ phụ lục số I, phụ lục số II, phụ lục số III, phụ lục IV, phụ lục V.
Điều 7. 4. Bãi bỏ phụ lục số I, phụ lục số II, phụ lục số III, phụ lục IV, phụ lục V.
Điều 40. Nghị định số 69/2024/NĐ-CP ngày 25/6/2024 của Chính phủ quy định về định danh và xác thực điện tử. 2. Tài khoản cán bộ của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, bảo đảm tối thiểu các chức năng sau: a) Quản lý tài khoản của cán bộ; kích hoạt tài khoản; cho phép tìm kiếm, kết xuất thông tin cán bộ phục vụ báo cáo; b) Quản trị nhóm người sử dụng và người sử dụng: Tên, chức danh, phòng, ban, thông tin cá nhân, quyền truy cập hệ thống; c) Phân quyền theo quy trình xử lý thủ tục hành chính (phân quyền theo nhóm, theo cá nhân, theo chức vụ). Người quản trị, tổ chức, cá nhân II Quản lý danh mục, hồ sơ, biểu mẫu, thủ tục hành chính 2 Quản lý danh mục điện tử dùng chung 1. Bảo đảm đồng bộ với hệ thống danh mục điện tử dùng chung quốc gia; của bộ, tỉnh (nếu có) và với các cơ quan trung ương, Hệ thống thông tin quản lý danh mục điện tử dùng chung của các cơ quan nhà nước. 2. Quản lý các danh mục điện tử trong nội bộ hệ thống. Người quản trị 3 Danh mục thủ tục hành chính, dịch vụ công trực tuyến 1. Hiển thị danh mục thủ tục hành chính, dịch vụ công trực tuyến của cơ quan, của các đơn vị thuộc, trực thuộc; cập nhật trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính. 2. Tổ chức, phân loại thủ tục hành chính, dịch vụ công trực tuyến theo đối tượng thực hiện thủ tục hành chính (tổ chức, cá nhân), theo nhóm dịch vụ (theo chủ đề), theo mức độ và cơ quan cung cấp để thuận tiện cho việc tìm kiếm, sử dụng. 3. Chuẩn hóa về mã, tên thủ tục hành chính, dịch vụ công trực tuyến; đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính. Người quản trị 4 Quản lý danh mục trạng thái xử lý thủ tục hành chính 1. Thiết lập/thiết kế danh mục trạng thái xử lý thủ tục hành chính, hiển thị trạng thái xử lý trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh, cụ thể như sau: a) Tiếp nhận hồ sơ - Bộ phận một cửa tiếp nhận hồ sơ: + Trạng thái: Được tiếp nhận. + Thông tin: Ngày tiếp nhận hồ sơ (Ví dụ: 15/8/2023). - Bộ phận một cửa trả lại hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết: + Trạng thái: Yêu cầu bổ sung giấy tờ. + Thông tin: Lý do bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. - Bộ phận một cửa trả lại hồ sơ tổ chức, cá nhân yêu cầu rút hồ sơ: + Trạng thái: Đã trả lại. - Bộ phận một cửa từ chối tiếp nhận: + Trạng thái: Dừng xử lý. + Thông tin: Lý do từ chối tiếp nhận. b) Giải quyết thủ tục hành chính - Bộ phận một cửa chuyển hồ sơ: + Trạng thái: Đang xử lý. + Thông tin: Cơ quan có thẩm quyền giải quyết. - Cơ quan có thẩm quyền giải quyết tiến hành phân công xử lý: + Trạng thái: Đang xử lý. + Thông tin: Vị trí, phòng ban, người xử lý hiện tại. - Người được giao xử lý tiến hành xử lý hồ sơ trong trường hợp thủ tục hành chính không quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ hoặc có quy định nhưng hồ sơ đã đủ điều kiện trình cấp có thẩm quyền quyết định: + Trạng thái: Đang xử lý. + Thông tin: Vị trí, phòng ban, người xử lý hiện tại. - Người được giao xử lý tiến hành xử lý hồ sơ khi thẩm tra, xác minh hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: + Trạng thái: Yêu cầu bổ sung giấy tờ. + Thông tin: Lý do, nội dung cần bổ sung. - Người được giao xử lý tiến hành xử lý hồ sơ sau khi thẩm định không đủ điều kiện giải quyết: + Trạng thái: Dừng xử lý. + Thông tin: Lý do không giải quyết. - Người được giao xử lý tiến hành xử lý hồ sơ khi hồ sơ đang lấy ý kiến của các cơ quan liên quan: + Trạng thái: Đang xử lý. + Thông tin: Vị trí, phòng ban, người xử lý hiện tại. - Người được giao xử lý tiến hành xử lý hồ sơ khi hồ sơ thực hiện theo liên thông: + Trạng thái: Đang xử lý. + Thông tin: Vị trí, phòng ban, người xử lý hiện tại. - Người được giao xử lý tiến hành xử lý hồ sơ khi hồ sơ quá hạn giải quyết: + Trạng thái: Đang xử lý. + Thông tin: Thời hạn xử lý, thời gian quá hạn (Ví dụ: Hạn xử lý 15/08/2023 – Quá hạn 3 ngày). c) Trả kết quả - Bộ phận một cửa chuyển hồ sơ được xử lý xong để trả hồ sơ: + Trạng thái: Đã xử lý xong. + Thông tin: Đang trả kết quả/Đã trả kết quả. 2. Định nghĩa và quản trị lưu đồ chuyển đổi trạng thái xử lý trong quá trình hồ sơ luân chuyển trong chu trình lưu chuyển, xử lý của thủ tục hành chính. Bộ phận một cửa, cơ quan có thẩm quyền giải quyết, người được giao xử lý 5 Hồ sơ điện tử, biểu mẫu điện tử không tương tác, biểu mẫu điện tử tương tác 1. Hồ sơ điện tử: a) Kết nối với các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành và Cổng Dịch vụ công quốc gia để kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ theo quy định pháp luật, khai thác dữ liệu điện tử có sẵn, tránh yêu cầu tổ chức, cá nhân cung cấp lại thông tin; b) Dữ liệu điện tử của giấy tờ phải có tối thiểu các trường thông tin: Mã loại giấy tờ; số định danh của tổ chức, cá nhân (bổ sung họ tên, năm sinh, ngày cấp, cơ quan cấp nếu cá nhân không có số định danh cá nhân); tên giấy tờ; trích yếu nội dung chính của giấy tờ; thời hạn có hiệu lực; phạm vi có hiệu lực (nếu có); c) Số hóa các thành phần hồ sơ chưa có dữ liệu điện tử, bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, ký số trước khi chuyển xử lý; d) Phải bảo đảm khi in ra hiển thị tương đương như biểu mẫu giấy và người sử dụng điền thông tin được dễ dàng, chính xác; đ) Định dạng tệp tin trong hồ sơ điện tử sau khi số hóa: Định dạng văn bản hoặc hình ảnh; e) Cho phép quản lý hồ sơ điện tử như: nhập hồ sơ, tìm kiếm hồ sơ, xem danh sách hồ sơ, nhập bổ sung hồ sơ. 2. Biểu mẫu điện tử không tương tác: a) Quản lý, lưu trữ các biểu mẫu hồ sơ thủ tục hành chính dưới dạng điện tử; cung cấp giao diện để cán bộ nhập liệu và tổ chức, cá nhân theo dõi; b) Quản lý căn cứ pháp lý của biểu mẫu; c) Biểu mẫu có định dạng thống nhất, tuân thủ quy định pháp luật, bảo đảm khả năng tra cứu, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu, cung cấp đầy đủ thông tin để hỗ trợ tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính; d) Thiết lập/thiết kế các biểu mẫu tối thiểu như sau: - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ; - Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính; - Phiếu đề nghị gia hạn thời gian giải quyết; - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ; - Phiếu đánh giá (thường xuyên và định kỳ); - Các mẫu kết quả giải quyết thủ tục hành chính; - Các mẫu biểu khác có liên quan (theo nhu cầu thực tế). 3. Biểu mẫu điện tử tương tác (Áp dụng đối với Cổng Dịch vụ công cấp bộ còn hoạt động cho đến trước ngày 01 tháng 3 năm 2026 theo khoản 2
Điều 40 Nghị định số 69/2024/NĐ-CP ngày 25/6/2024 của Chính phủ quy định về định danh và xác thực điện tử. 2. Tài khoản cán bộ của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, bảo đảm tối thiểu các chức năng sau: a) Quản lý tài khoản của cán bộ; kích hoạt tài khoản; cho phép tìm kiếm, kết xuất thông tin cán bộ phục vụ báo cáo; b) Quản trị nhóm người sử dụng và người sử dụng: Tên, chức danh, phòng, ban, thông tin cá nhân, quyền truy cập hệ thống; c) Phân quyền theo quy trình xử lý thủ tục hành chính (phân quyền theo nhóm, theo cá nhân, theo chức vụ). Người quản trị, tổ chức, cá nhân II Quản lý danh mục, hồ sơ, biểu mẫu, thủ tục hành chính 2 Quản lý danh mục điện tử dùng chung 1. Bảo đảm đồng bộ với hệ thống danh mục điện tử dùng chung quốc gia; của bộ, tỉnh (nếu có) và với các cơ quan trung ương, Hệ thống thông tin quản lý danh mục điện tử dùng chung của các cơ quan nhà nước. 2. Quản lý các danh mục điện tử trong nội bộ hệ thống. Người quản trị 3 Danh mục thủ tục hành chính, dịch vụ công trực tuyến 1. Hiển thị danh mục thủ tục hành chính, dịch vụ công trực tuyến của cơ quan, của các đơn vị thuộc, trực thuộc; cập nhật trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính. 2. Tổ chức, phân loại thủ tục hành chính, dịch vụ công trực tuyến theo đối tượng thực hiện thủ tục hành chính (tổ chức, cá nhân), theo nhóm dịch vụ (theo chủ đề), theo mức độ và cơ quan cung cấp để thuận tiện cho việc tìm kiếm, sử dụng. 3. Chuẩn hóa về mã, tên thủ tục hành chính, dịch vụ công trực tuyến; đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính. Người quản trị 4 Quản lý danh mục trạng thái xử lý thủ tục hành chính 1. Thiết lập/thiết kế danh mục trạng thái xử lý thủ tục hành chính, hiển thị trạng thái xử lý trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh, cụ thể như sau: a) Tiếp nhận hồ sơ - Bộ phận một cửa tiếp nhận hồ sơ: + Trạng thái: Được tiếp nhận. + Thông tin: Ngày tiếp nhận hồ sơ (Ví dụ: 15/8/2023). - Bộ phận một cửa trả lại hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết: + Trạng thái: Yêu cầu bổ sung giấy tờ. + Thông tin: Lý do bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. - Bộ phận một cửa trả lại hồ sơ tổ chức, cá nhân yêu cầu rút hồ sơ: + Trạng thái: Đã trả lại. - Bộ phận một cửa từ chối tiếp nhận: + Trạng thái: Dừng xử lý. + Thông tin: Lý do từ chối tiếp nhận. b) Giải quyết thủ tục hành chính - Bộ phận một cửa chuyển hồ sơ: + Trạng thái: Đang xử lý. + Thông tin: Cơ quan có thẩm quyền giải quyết. - Cơ quan có thẩm quyền giải quyết tiến hành phân công xử lý: + Trạng thái: Đang xử lý. + Thông tin: Vị trí, phòng ban, người xử lý hiện tại. - Người được giao xử lý tiến hành xử lý hồ sơ trong trường hợp thủ tục hành chính không quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ hoặc có quy định nhưng hồ sơ đã đủ điều kiện trình cấp có thẩm quyền quyết định: + Trạng thái: Đang xử lý. + Thông tin: Vị trí, phòng ban, người xử lý hiện tại. - Người được giao xử lý tiến hành xử lý hồ sơ khi thẩm tra, xác minh hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: + Trạng thái: Yêu cầu bổ sung giấy tờ. + Thông tin: Lý do, nội dung cần bổ sung. - Người được giao xử lý tiến hành xử lý hồ sơ sau khi thẩm định không đủ điều kiện giải quyết: + Trạng thái: Dừng xử lý. + Thông tin: Lý do không giải quyết. - Người được giao xử lý tiến hành xử lý hồ sơ khi hồ sơ đang lấy ý kiến của các cơ quan liên quan: + Trạng thái: Đang xử lý. + Thông tin: Vị trí, phòng ban, người xử lý hiện tại. - Người được giao xử lý tiến hành xử lý hồ sơ khi hồ sơ thực hiện theo liên thông: + Trạng thái: Đang xử lý. + Thông tin: Vị trí, phòng ban, người xử lý hiện tại. - Người được giao xử lý tiến hành xử lý hồ sơ khi hồ sơ quá hạn giải quyết: + Trạng thái: Đang xử lý. + Thông tin: Thời hạn xử lý, thời gian quá hạn (Ví dụ: Hạn xử lý 15/08/2023 – Quá hạn 3 ngày). c) Trả kết quả - Bộ phận một cửa chuyển hồ sơ được xử lý xong để trả hồ sơ: + Trạng thái: Đã xử lý xong. + Thông tin: Đang trả kết quả/Đã trả kết quả. 2. Định nghĩa và quản trị lưu đồ chuyển đổi trạng thái xử lý trong quá trình hồ sơ luân chuyển trong chu trình lưu chuyển, xử lý của thủ tục hành chính. Bộ phận một cửa, cơ quan có thẩm quyền giải quyết, người được giao xử lý 5 Hồ sơ điện tử, biểu mẫu điện tử không tương tác, biểu mẫu điện tử tương tác 1. Hồ sơ điện tử: a) Kết nối với các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành và Cổng Dịch vụ công quốc gia để kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ theo quy định pháp luật, khai thác dữ liệu điện tử có sẵn, tránh yêu cầu tổ chức, cá nhân cung cấp lại thông tin; b) Dữ liệu điện tử của giấy tờ phải có tối thiểu các trường thông tin: Mã loại giấy tờ; số định danh của tổ chức, cá nhân (bổ sung họ tên, năm sinh, ngày cấp, cơ quan cấp nếu cá nhân không có số định danh cá nhân); tên giấy tờ; trích yếu nội dung chính của giấy tờ; thời hạn có hiệu lực; phạm vi có hiệu lực (nếu có); c) Số hóa các thành phần hồ sơ chưa có dữ liệu điện tử, bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, ký số trước khi chuyển xử lý; d) Phải bảo đảm khi in ra hiển thị tương đương như biểu mẫu giấy và người sử dụng điền thông tin được dễ dàng, chính xác; đ) Định dạng tệp tin trong hồ sơ điện tử sau khi số hóa: Định dạng văn bản hoặc hình ảnh; e) Cho phép quản lý hồ sơ điện tử như: nhập hồ sơ, tìm kiếm hồ sơ, xem danh sách hồ sơ, nhập bổ sung hồ sơ. 2. Biểu mẫu điện tử không tương tác: a) Quản lý, lưu trữ các biểu mẫu hồ sơ thủ tục hành chính dưới dạng điện tử; cung cấp giao diện để cán bộ nhập liệu và tổ chức, cá nhân theo dõi; b) Quản lý căn cứ pháp lý của biểu mẫu; c) Biểu mẫu có định dạng thống nhất, tuân thủ quy định pháp luật, bảo đảm khả năng tra cứu, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu, cung cấp đầy đủ thông tin để hỗ trợ tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính; d) Thiết lập/thiết kế các biểu mẫu tối thiểu như sau: - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ; - Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính; - Phiếu đề nghị gia hạn thời gian giải quyết; - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ; - Phiếu đánh giá (thường xuyên và định kỳ); - Các mẫu kết quả giải quyết thủ tục hành chính; - Các mẫu biểu khác có liên quan (theo nhu cầu thực tế). 3. Biểu mẫu điện tử tương tác (Áp dụng đối với Cổng Dịch vụ công cấp bộ còn hoạt động cho đến trước ngày 01 tháng 3 năm 2026 theo khoản 2
Điều 40. Nghị định 118/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ): a) Cung cấp ở chế độ chọn để người dùng không phải nhập lại với các dữ liệu đã có trong cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh (gồm cả các cơ sở dữ liệu của các hệ thống thông tin nội bộ của các bộ, tỉnh và các cơ sở dữ liệu quốc gia, hệ thống thông tin có quy mô, phạm vi từ Trung ương đến địa phương đã kết nối, chia sẻ cho Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh) tại biểu mẫu điện tử; b) Hướng dẫn trực tiếp ngay tại từng nơi nhập dữ liệu của biểu mẫu điện tử để người dùng có thể xem khi cần thiết; c) Lưu trữ những thông tin người dùng đã nhập vào biểu mẫu điện tử tương tác, cho phép xuất ra tệp tin hoặc in ra giấy; d) Ký số trực tiếp trên biểu mẫu điện tử; đ) Bảo đảm đáp ứng các yêu cầu theo quy định pháp luật hiện hành. Người quản trị 6 Luân chuyển hồ sơ 1. Cho phép luân chuyển hồ sơ giữa các đơn vị trong cơ quan phục vụ việc phối hợp thẩm định hồ sơ. 2. Cập nhật trạng thái xử lý trong quá trình xử lý thủ tục hành chính. Cán bộ Tiếp nhận và Trả kết quả, Cán bộ thẩm định, Văn thư lưu trữ 7 Chu trình lưu chuyển, xử lý của thủ tục 1. Thiết lập/thiết kế và quản trị chu trình lưu chuyển, xử lý hồ sơ thủ tục hành chính giữa các phòng, ban chức năng và nhóm các cán bộ xử lý. Quy trình phải cho phép điều chỉnh động (linh hoạt trong việc thiết lập/thiết kế quy trình, thủ tục). 2. Trường hợp quy trình xác định thời gian: Cho phép thiết lập thời hạn xử lý tại các bước xử lý của chu trình (lưu ý tổng thời gian xử lý của tất cả các bước phải nhỏ hơn hoặc bằng thời hạn giải quyết; cho phép thiết lập thời gian xử lý tại các bước của chu trình xử lý chi tiết đến đơn vị phút). Trường hợp quy trình không thời hạn thì không ràng buộc điều kiện tổng thời gian của các bước với thời gian toàn quy trình. 3. Chu trình lưu chuyển, xử lý phải bao gồm chức năng yêu cầu người dân, doanh nghiệp bổ sung hồ sơ (Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện). 4. Chu trình lưu chuyển, xử lý phải thể hiện được việc giải quyết thủ tục hành chính khi tiếp nhận hồ sơ thông qua hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính từ Trung ương xuống địa phương. Người quản trị 8 Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ thủ tục hành chính 1. Cho phép lưu vết quá trình xử lý hồ sơ thủ tục hành chính theo thời gian. 2. Tra cứu tình trạng hồ sơ, kết quả giải quyết hồ sơ. Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo phòng, ban, Cán bộ thẩm định, Cán bộ Tiếp nhận và Trả kết quả, Cán bộ kiểm soát thủ tục 9 Hiển thị trực quan chu trình lưu chuyển thủ tục hành chính Trong quá trình định nghĩa và quản trị cũng như báo cáo, các chu trình lưu chuyển, xử lý hồ sơ thủ tục hành chính được hiển thị dưới dạng sơ đồ trực quan. Người quản trị, Lãnh đạo phòng, ban, Lãnh đạo đơn vị III K ý số và tích hợp v ớ i C ổ ng eSign 10 Ký số Bảo đảm đáp ứng yêu cầu tối thiểu như sau: 1. Cho phép xác thực chủ thể ký và ký số. 2. Cho phép kiểm tra hiệu lực chứng thư chữ ký số. 3. Cho phép kết nối đến Cổng kết nối dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng. 4. Cho phép lưu trữ và hủy bỏ các thông tin kèm theo thông điệp dữ liệu ký số. 5. Cho phép thay đổi, thêm bớt chứng thư chữ ký số của cơ quan, tổ chức tạo lập cấp, phát hành chứng thư chữ ký số. 6. Thông báo bằng chữ hoặc ký hiệu cho chủ thể ký biết việc ký số vào thông điệp dữ liệu thành công hay không thành công. Tất cả cán bộ 11 Tích hợp với Cổng eSign Bảo đảm đáp ứng yêu cầu tối thiểu như sau: 1. Cho phép tích hợp chữ ký số (công cộng, chuyên dùng công vụ, chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn). 2. Chữ ký số tuân thủ tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về chữ ký số theo quy định của pháp luật. 3. Có chức năng chuyển đổi biểu mẫu điện tử trước khi ký thành các định dạng tập tin phổ biến như: .pdf, .xml, .json. 4. Cho phép xem tài liệu đã ký số sau khi hoàn thành ký số để kiểm tra tính chính xác thông tin của người ký. 5. Cho phép người ký tải tài liệu đã ký số về thiết bị. Tất cả cán bộ IV Tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính 12 Tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính 1. Đối với hồ sơ tiếp nhận theo cách thức quy định tại khoản 1 và khoản 2
Điều 40 Nghị định 118/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ): a) Cung cấp ở chế độ chọn để người dùng không phải nhập lại với các dữ liệu đã có trong cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh (gồm cả các cơ sở dữ liệu của các hệ thống thông tin nội bộ của các bộ, tỉnh và các cơ sở dữ liệu quốc gia, hệ thống thông tin có quy mô, phạm vi từ Trung ương đến địa phương đã kết nối, chia sẻ cho Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh) tại biểu mẫu điện tử; b) Hướng dẫn trực tiếp ngay tại từng nơi nhập dữ liệu của biểu mẫu điện tử để người dùng có thể xem khi cần thiết; c) Lưu trữ những thông tin người dùng đã nhập vào biểu mẫu điện tử tương tác, cho phép xuất ra tệp tin hoặc in ra giấy; d) Ký số trực tiếp trên biểu mẫu điện tử; đ) Bảo đảm đáp ứng các yêu cầu theo quy định pháp luật hiện hành. Người quản trị 6 Luân chuyển hồ sơ 1. Cho phép luân chuyển hồ sơ giữa các đơn vị trong cơ quan phục vụ việc phối hợp thẩm định hồ sơ. 2. Cập nhật trạng thái xử lý trong quá trình xử lý thủ tục hành chính. Cán bộ Tiếp nhận và Trả kết quả, Cán bộ thẩm định, Văn thư lưu trữ 7 Chu trình lưu chuyển, xử lý của thủ tục 1. Thiết lập/thiết kế và quản trị chu trình lưu chuyển, xử lý hồ sơ thủ tục hành chính giữa các phòng, ban chức năng và nhóm các cán bộ xử lý. Quy trình phải cho phép điều chỉnh động (linh hoạt trong việc thiết lập/thiết kế quy trình, thủ tục). 2. Trường hợp quy trình xác định thời gian: Cho phép thiết lập thời hạn xử lý tại các bước xử lý của chu trình (lưu ý tổng thời gian xử lý của tất cả các bước phải nhỏ hơn hoặc bằng thời hạn giải quyết; cho phép thiết lập thời gian xử lý tại các bước của chu trình xử lý chi tiết đến đơn vị phút). Trường hợp quy trình không thời hạn thì không ràng buộc điều kiện tổng thời gian của các bước với thời gian toàn quy trình. 3. Chu trình lưu chuyển, xử lý phải bao gồm chức năng yêu cầu người dân, doanh nghiệp bổ sung hồ sơ (Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện). 4. Chu trình lưu chuyển, xử lý phải thể hiện được việc giải quyết thủ tục hành chính khi tiếp nhận hồ sơ thông qua hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính từ Trung ương xuống địa phương. Người quản trị 8 Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ thủ tục hành chính 1. Cho phép lưu vết quá trình xử lý hồ sơ thủ tục hành chính theo thời gian. 2. Tra cứu tình trạng hồ sơ, kết quả giải quyết hồ sơ. Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo phòng, ban, Cán bộ thẩm định, Cán bộ Tiếp nhận và Trả kết quả, Cán bộ kiểm soát thủ tục 9 Hiển thị trực quan chu trình lưu chuyển thủ tục hành chính Trong quá trình định nghĩa và quản trị cũng như báo cáo, các chu trình lưu chuyển, xử lý hồ sơ thủ tục hành chính được hiển thị dưới dạng sơ đồ trực quan. Người quản trị, Lãnh đạo phòng, ban, Lãnh đạo đơn vị III K ý số và tích hợp v ớ i C ổ ng eSign 10 Ký số Bảo đảm đáp ứng yêu cầu tối thiểu như sau: 1. Cho phép xác thực chủ thể ký và ký số. 2. Cho phép kiểm tra hiệu lực chứng thư chữ ký số. 3. Cho phép kết nối đến Cổng kết nối dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng. 4. Cho phép lưu trữ và hủy bỏ các thông tin kèm theo thông điệp dữ liệu ký số. 5. Cho phép thay đổi, thêm bớt chứng thư chữ ký số của cơ quan, tổ chức tạo lập cấp, phát hành chứng thư chữ ký số. 6. Thông báo bằng chữ hoặc ký hiệu cho chủ thể ký biết việc ký số vào thông điệp dữ liệu thành công hay không thành công. Tất cả cán bộ 11 Tích hợp với Cổng eSign Bảo đảm đáp ứng yêu cầu tối thiểu như sau: 1. Cho phép tích hợp chữ ký số (công cộng, chuyên dùng công vụ, chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn). 2. Chữ ký số tuân thủ tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về chữ ký số theo quy định của pháp luật. 3. Có chức năng chuyển đổi biểu mẫu điện tử trước khi ký thành các định dạng tập tin phổ biến như: .pdf, .xml, .json. 4. Cho phép xem tài liệu đã ký số sau khi hoàn thành ký số để kiểm tra tính chính xác thông tin của người ký. 5. Cho phép người ký tải tài liệu đã ký số về thiết bị. Tất cả cán bộ IV Tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính 12 Tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính 1. Đối với hồ sơ tiếp nhận theo cách thức quy định tại khoản 1 và khoản 2