Mục lục - 16 điều ▼
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư điện tử trên địa bàn tỉnh Phú Thọ.
Điều 2. Hiệu lực thi hành 1. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 07 tháng 11 năm 2025. 2. Quyết định này thay thế Quyết định số 31/2021/UBND ngày 11 tháng 6 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc về việc ban hành Quy chế Văn thư, lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Các doanh nghiệp có phần vốn Nhà nước do tỉnh quản lý; Các Hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ tại địa phương, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH (đã ký) Nguyễn Khắc Hiếu ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH PHÚ THỌ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc QUY CHẾ Công tác văn thư điện tử trên địa bàn tỉnh Phú Thọ (Kèm theo Quyết định số /2025/QĐ-UBND ngày / /2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Thọ)
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh 1. Quy chế này quy định về công tác văn thư trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành (phần mềm văn bản điện tử) tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Phú Thọ. 2. Các văn bản, tài liệu có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này. 3. Các nội dung khác không được quy định tại Quy định này thì thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư.
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 2. Đối tượng áp dụng 1. Quy chế này áp dụng đối với cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; Ủy ban nhân dân các xã, phường và các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân xã, phường; Các Hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ tại địa phương (sau đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) có tham gia sử dụng và hình thành văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử trên các hệ thống thông tin, các phần mềm hoặc các ứng dụng có phát sinh văn bản, hồ sơ, tài liệu điện tử. 2. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động đang làm việc trong các cơ quan, tổ chức quy định tại khoản 1 Điều này tham gia sử dụng, trao đổi văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử trên các hệ thống của cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 3. Giải thích từ ngữ 1. Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. 2. Bản gốc văn bản điện tử là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền ký số trên văn bản điện tử. 3. Tài liệu điện tử là thông tin được tạo ra, gửi, nhận và lưu giữ bằng phương tiện điện tử. 4. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu điện tử có giá trị thực tiễn, khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ lâu dài trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. 5. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. 6. Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử. 7. Dữ liệu thông tin đầu vào là những thông tin mô tả các đặc tính của tài liệu như nội dung, tác giả, thời gian, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu. 8. Hệ thống được hiểu là hệ thống thông tin, các phần mềm hoặc các ứng dụng có phát sinh văn bản, hồ sơ, tài liệu điện tử. 9. Khóa bí mật là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng, được dùng để tạo chữ ký số. 10. Ký số là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu. 11. Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. 12. Chứng thư số là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp nhằm cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của một cơ quan, tổ chức, cá nhân, từ đó xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân là người ký chữ ký số bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng. 13. Thiết bị lưu khóa bí mật là thiết bị vật lý chứa chứng thư số và khóa bí mật của thuê bao. 14. Gửi, nhận văn bản điện tử là việc cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước gửi, nhận văn bản điện tử qua các hệ thống quản lý văn bản và điều hành được kết nối, liên thông với nhau bằng các giải pháp kỹ thuật, công nghệ. 15. Bên gửi là cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước phát hành văn bản điện tử. 16. Bên nhận là cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tiếp nhận văn bản điện tử. 17. Lưu trữ hiện hành là đơn vị, bộ phận thực hiện lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 18. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ cơ quan, tổ chức và tài liệu lưu trữ khác theo quy định của pháp luật. 19. Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân. 20. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ hiện hành, Lưu trữ lịch sử. 21. Kho quản lý dữ liệu điện tử là một bộ phận thuộc chức năng lưu giữ dữ liệu của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 4. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử 1. Văn bản điện tử có giá trị theo quy định tại
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 4. Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước và
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 5. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư. 2. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử thực hiện theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 5. Gửi, nhận văn bản điện tử 1. Tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan hành chính nhà nước của tỉnh phải được gửi, nhận qua hệ thống, trừ trường hợp bên gửi hoặc bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử. 2. Những văn bản điện tử được gửi kèm văn bản giấy thực hiện theo quy định tại khoản 2
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 7. Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.
Chương II QUY ĐỊNH CỤ THỂ Mục 1 SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 9. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ. 3. Văn bản chuyên ngành: Thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan quản lý ngành.
Chương II Nghị định số 30/2020/NĐ - CP của Chính phủ, gồm: 1. Soạn thảo văn bản a) Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc liên quan như xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết. b) Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến trên hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản. c) Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản, người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vị chức trách, nhiệm vụ được giao. 2. Duyệt bản thảo văn bản Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định. 3. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản. Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. 4. Ký ban hành văn bản Căn cứ vào quy chế làm việc về thẩm quyền ký ban hành, người đứng đầu, cấp phó người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký ban hành văn bản theo quy định tại
Điều 13. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ. Vị trí, hình ảnh ký số trên văn bản được thực hiện theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ - CP của Chính phủ . Mục 2 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ ĐI
Chương II Nghị định số 30/2020/NĐ - CP của Chính phủ, gồm: 1. Soạn thảo văn bản a) Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc liên quan như xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết. b) Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến trên hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản. c) Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản, người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vị chức trách, nhiệm vụ được giao. 2. Duyệt bản thảo văn bản Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định. 3. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản. Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. 4. Ký ban hành văn bản Căn cứ vào quy chế làm việc về thẩm quyền ký ban hành, người đứng đầu, cấp phó người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký ban hành văn bản theo quy định tại
Điều 25. Nghị định số 30/2020/NĐ - CP của Chính phủ . đ) Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót, thiếu sót về nội dung, bảng biểu kèm theo phải được sửa đổi, thay thế, bổ sung bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. e) Thu hồi văn bản đi: Trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết.
Chương II Nghị định số 30/2020/NĐ - CP của Chính phủ, gồm: 1. Soạn thảo văn bản a) Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc liên quan như xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết. b) Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến trên hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản. c) Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản, người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vị chức trách, nhiệm vụ được giao. 2. Duyệt bản thảo văn bản Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định. 3. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản. Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. 4. Ký ban hành văn bản Căn cứ vào quy chế làm việc về thẩm quyền ký ban hành, người đứng đầu, cấp phó người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký ban hành văn bản theo quy định tại
Điều 29. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ và thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý hồ sơ quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ. 2. Hồ sơ điện tử phải được lập đồng bộ trên hệ thống trong quá trình xử lý công việc. 3. Danh mục hồ sơ điện tử do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị thuộc, trực thuộc, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. Danh mục hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ. 4. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết hồ sơ có trách nhiệm nhập, cập nhật đầy đủ thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đi, văn bản đến trên hệ thống đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ. 5. Văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào theo đúng quy định tại Thông tư số 05/2025/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
Chương II Nghị định số 30/2020/NĐ - CP của Chính phủ, gồm: 1. Soạn thảo văn bản a) Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc liên quan như xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết. b) Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến trên hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản. c) Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản, người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vị chức trách, nhiệm vụ được giao. 2. Duyệt bản thảo văn bản Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định. 3. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản. Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. 4. Ký ban hành văn bản Căn cứ vào quy chế làm việc về thẩm quyền ký ban hành, người đứng đầu, cấp phó người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký ban hành văn bản theo quy định tại