Quyết định số 81/2025/QĐ-UBND Ban hành Quy chế công tác văn thư điện tử trên địa bàn tỉnh Phú Thọ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Điều 6. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử 1. Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định tại Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 64/2025/QH15 ngày 19/02/2025; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 87/2025/QH15 ngày 25/6/2025; Nghị định số 78/2025/NĐ-CP ngày 01/4/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Nghị định số 187/2025/NĐ-CP ngày 01/7/2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 78/2025/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2025 của Chính phủ. 2. Văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tại Điều 8,

Điều 9. Cấp số, thời gian ban hành văn bản 1. Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm). Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. 2. Việc cấp số, thời gian ban hành được văn thư cơ quan thực hiện bằng chức năng của hệ thống.

Điều 10. Đăng ký văn bản đi 1. Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi. Văn bản được đăng ký bằng hệ thống. 2. Văn bản được đăng ký bằng hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý. Tất cả các loại sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan, tổ chức phải được lưu trữ vĩnh viễn. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ. 3. Tất cả văn bản điện tử bắt buộc ký chữ ký số trước khi phát hành và gửi trên môi trường điện tử. 4. Văn thư cập nhật thông tin phát hành văn bản đi trên hệ thống và gửi văn bản điện tử đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân qua các hệ thống thông tin mà cơ quan, tổ chức, cá nhân đó sử dụng để tiếp nhận văn bản điện tử, không gửi văn bản giấy. 5. Thông tin dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Phần II Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ và hướng dẫn của cơ quan chủ quản hệ thống thông tin.

Điều 11. Ký số, phát hành, theo dõi việc chuyển phát và thu hồi văn bản đi 1. Ký số của cơ quan, tổ chức, cá nhân, bộ phận soạn thảo văn bản điện tử gửi trình ký duyệt văn bản. Sau khi được kiểm soát về nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày, người có thẩm quyền ký văn bản thực hiện ký số cá nhân trên văn bản điện tử, sau đó chuyển văn thư thực hiện các thủ tục phát hành. a) Văn thư lấy số văn bản tự động trên hệ thống, cập nhật các thông tin theo quy định vào tập tin đã được lãnh đạo ký số cá nhân. Việc cập nhật số ký hiệu và ngày tháng năm ban hành văn bản được thực hiện qua chức năng tự động của hệ thống. Văn thư sử dụng chứng thư số của cơ quan, tổ chức thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức lên văn bản điện tử đã có chữ ký số cá nhân của người có thẩm quyền. b) Chữ ký số trên văn bản, hồ sơ, tài liệu điện tử hình thành trong hoạt động của cơ quan và trong các hồ sơ được lập điện tử hoàn toàn phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật và quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ. Văn bản, hồ sơ, tài liệu điện tử do cơ quan ban hành được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy. 2. Phát hành, theo dõi việc chuyển phát và thu hồi văn bản đi a) Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành các thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. b) Việc phát hành văn bản điện tử được thực hiện trên hệ thống, thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo Phần II Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ. c) Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản. d) Phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện sao y theo quy định tại điểm c khoản 1

Điều 25. Nghị định số 30/2020/NĐ - CP của Chính phủ . đ) Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót, thiếu sót về nội dung, bảng biểu kèm theo phải được sửa đổi, thay thế, bổ sung bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. e) Thu hồi văn bản đi: Trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết.

Điều 12. Lưu văn bản đi 1. Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. 2. Cơ quan, tổ chức có hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ - CP của Chính phủ và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên hệ thống thay cho văn bản giấy. 3. Trường hợp cơ quan, tổ chức có hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ - CP của Chính phủ và các quy định của pháp luật có liên quan thì văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5

Điều 18. Nghị định số 30/2020/NĐ - CP của Chính phủ và điểm c khoản 2

Điều 11. Quy định này để lưu tại văn thư cơ quan và hồ sơ công việc. Mục 3 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ ĐẾN

Điều 13. Trình tự quản lý văn bản điện tử đến a) Tiếp nhận, trao đổi văn bản đến. b) Đăng ký văn bản đến. c) Trình, chuyển giao văn bản đến. d) Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 14. Tiếp nhận văn bản đến 1. Việc tiếp nhận văn bản đến thực hiện theo quy định tại khoản 2

Điều 21. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ và khoản 2

Điều 9. Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ. 2. Thời điểm gửi, nhận văn bản đến: Thời điểm gửi văn bản điện tử cho cơ quan, tổ chức, cá nhân là thời điểm mà văn bản điện tử đó được gửi thành công trên hệ thống. Thời điểm nhận văn bản điện tử tại cơ quan được xác định là thời điểm văn bản điện tử đó được văn thư cơ quan tiếp nhận; nếu thời điểm văn bản đến được gửi trên hệ thống ngoài giờ hành chính thì thời điểm tiếp nhận văn bản điện tử đến được tính là thời điểm bắt đầu giờ hành chính kế tiếp. Trong khoảng thời gian 0,5 ngày làm việc kể từ khi văn bản điện tử được tiếp nhận trên hệ thống thông tin, cơ quan phải thực hiện quy trình xử lý văn bản. 3. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay khi nhận được.

Điều 15. Đăng ký văn bản đến 1. Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản và đăng ký vào hệ thống. Trường hợp cần thiết, văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ. 2. Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ. 3. Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

Điều 16. Trình, chuyển giao văn bản đến 1. Văn thư cơ quan trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên hệ thống. 2. Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên hệ thống và cập nhật vào hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.

Điều 17. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 1. Việc giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến thực hiện theo quy định tại

Điều 24. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ. 2. Cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra thường xuyên việc tham mưu giải quyết công việc, hồ sơ trên môi trường điện tử để phục vụ cho công tác lãnh đạo, điều hành của cơ quan. Mục 4 SAO VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

Điều 18. Các hình thức bản sao 1. Sao y: Gồm sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử. a) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy. b) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức. 2. Sao lục a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy. b) Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y. 3. Trích sao a) Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy. b) Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao. 4. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

Điều 19. Giá trị pháp lý của bản sao Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định có giá trị pháp lý như bản chính.

Điều 20. Thẩm quyền sao văn bản Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản. Mục 5 TẠO LẬP, NỘP LƯU VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

Điều 21.

Trình bày theo thể thức NĐ 30/2020/NĐ-CP. Đối chiếu PDF gốc trên đầu trang.

ベトナム語原文。必要に応じてブラウザ翻訳をご利用ください。